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ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Esta función permite que el original escaneado en la máquina, la imagen de fax transmitida o los datos de una impresión realizada desde un ordenador se guarden en la unidad local de la máquina o en un dispositivo de memoria externa como datos.
Los archivos almacenados se pueden imprimir o enviar según sea necesario. La modificación de los archivos almacenados, como su combinación, también es posible.

Un archivo PDF creado para examinar en PC se puede visualizar o imprimir en un ordenador.

USOS DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

La utilización de la función del archivo de documentos le permite realizar impresiones adicionales de material para conferencias con la misma configuración o imprimir hojas Ledger utilizadas para tareas rutinarias según sea necesario.

Impresión adicional de material para conferencias con la misma configuración Impresión de hojas Ledger según sea necesario

TIPOS DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Existen las siguientes formas de guardar un archivo utilizando el archivo de documentos: [Quick File] y [Archivo] en modo de copia o modo de envío de imágenes, y [Escanea a unidad local] y [Scan to External Memory Device] en modo de archivo de documentos.

Quick File

Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. Utilice esta función cuando desee almacenar datos de documento de forma rápida y sencilla sin especificar un nombre de archivo u otra información. El archivo almacenado también puede ser utilizado por otras personas. No utilice este método para guardar archivos que no desee que utilicen otras personas.

Archivo

Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. A diferencia de Archivo Rápido, al archivo se le pueden agregar distintos tipos de información al guardarlo para poder gestionarlo de forma eficaz. También se puede establecer una contraseña.

Escanea a unidad local

Esta función escanea un original y lo almacena en la unidad local. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.

Scan to External Memory Device

Esta función escanea un original y lo almacena en un dispositivo de memoria externa, como un dispositivo de memoria USB. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.

ANTES DE USAR EL ESCANEADO A UNIDAD LOCAL EN EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Tipos de carpetas

Se utilizan tres tipos de carpetas para almacenar archivos en la unidad local mediante la función de archivo de documentos.
Carpetas en la unidad local

Carpeta de Archivo Rápido
En esta carpeta se almacenan los documentos escaneados mediante [Quick File] en el panel de acciones. Se asigna automáticamente un nombre de usuario y un nombre de archivo a cada trabajo.
Carpeta Principal
Los documentos escaneados se almacenan en esta carpeta.
Al almacenar un trabajo en la carpeta principal, puede especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo.
También puede definirse una contraseña (de 4 a 32 caracteres) al almacenar un archivo (guardado como "Confidencial") según sea necesario.
Carpeta Personalizada
Las carpetas con nombres personalizados se almacenan en esta carpeta.
Los documentos escaneados se guardan en la carpeta almacenada.
Al igual que la carpeta principal, una carpeta personalizada le permite especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo cuando almacene un trabajo.
Se pueden establecer contraseñas (código PIN: un número de 4 a 8 dígitos) para las carpetas personalizadas y para los archivos guardados en dichas carpetas.

Se puede crear un máximo de 1000 carpetas personalizadas en la unidad local.

Elementos que conviene almacenar

Al almacenar un trabajo utilizando [Archivo] en modo de copia o en modo de envío de imágenes, o [Escanea a unidad local] en modo de archivo de documentos, conviene almacenar los siguientes elementos. Esta configuración no es necesaria cuando se almacena un trabajo utilizando [Quick File].

Nombre de Usuario

Se necesita si va a asignar un nombre de usuario a los archivos almacenados. El nombre de usuario también se utiliza como condición de búsqueda en la búsqueda de archivos.

Carpeta Personalizada

La carpeta principal se encuentra inicialmente disponible como ubicación donde almacenar los archivos de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo]. Almacene una carpeta personalizada y establézcala como ubicación para almacenar archivos. Especifique una contraseña para la carpeta de usuario según sea necesario. Introduzca el código PIN para utilizar la carpeta. Si se ha definido una contraseña para la carpeta, " " aparece en la carpeta para la que se ha definido la contraseña.

Mi carpeta

A "Mi carpeta" se le puede asignar una carpeta personalizada ya creada, o bien una carpeta "Mi carpeta" nueva. Cuando se haya configurado "Mi carpeta" y se utilice autenticación de usuario, "Mi carpeta" se seleccionará siempre como destino de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo].

  • Para almacenar una carpeta personalizada para el archivo de documentos:
  • En la página web, seleccione "Configuración (administrador)" → [Operaciones con Documentos] → [Archivo de Documentos] → [Carpeta Person.]. En la máquina, seleccione "Settings (administrator)" → [Configuraciones del sistema] → [Ajustes de Clasificación de Documento] → [Control de Archivos de Documentos] → [Carpeta Person.].
  • Para almacenar un nombre de usuario y especificar una carpeta como "Mi carpeta".
  • En "Ajustes (administrador)", seleccione [Control de Usuario] → [User Settings] → [User List].

Número aproximado de páginas y archivos que se pueden almacenar

Número total combinado de páginas y número total de archivos que se pueden almacenar en carpetas personalizadas y en la carpeta principal

Ejemplos de tipos de originales Número de páginas*1 Número de archivos

Original a todo color (Ejemplo de texto y foto)

Tamaño: A4

Máx. 5700*2

Máx. 900

Máx. 3000*2

Máx. 500

Original en blanco y negro (Texto)

Tamaño: A4

Máx. 13000*2

Máx. 2100

Número de páginas y número de archivos que se pueden almacenar en la carpeta de archivo rápido.

Ejemplos de tipos de originales Número de páginas*1 Número de archivos

Original a todo color (Ejemplo de texto y foto)

Tamaño: A4

Máx. 700*2

Máx. 300

Máx. 1000*2

Máx. 300

Original en blanco y negro (Texto)

Tamaño: A4

Máx. 2000*2

Máx. 300

*1 Los números que se indican son una guía sobre el número de páginas que se puede almacenar cuando todas las páginas son a todo color y cuando todas son en blanco y negro.

*2 Cuando está instalado el SSD de alta capacidad.

El proceso de copia en modo ordenar utiliza la misma área de memoria que la carpeta principal y la carpeta personalizada. Por este motivo, si la carpeta principal y la carpeta personalizada ya contienen muchos datos, puede que no sea posible realizar un trabajo de copia muy extenso con el modo ordenar. Elimine los archivos innecesarios de la carpeta principal y de la carpeta personalizada.

Los tipos de original mencionados anteriormente son ejemplos para que la explicación sea más fácil de entender. El número real de páginas y de archivos que se pueden almacenar variará en función del contenido de las imágenes originales y de las opciones que estén configuradas al almacenar los archivos.

Adición de información a los archivos

Cuando guarde un archivo mediante "Archivo", agréguele la siguiente información para distinguirlo de otros archivos.

Nombre de Usuario

Se requiere el nombre de usuario para introducir la propiedad de un archivo y otra información. Es necesario registrar el nombre de usuario con antelación.

Nombre de Archivo

Da nombre a un archivo.

Guardado en

Especifica una carpeta para almacenar archivos.

Propiedad

Compartiendo

Cualquier usuario puede ver y abrir archivos con la propiedad "Compartiendo".

Proteger

Una vez se haya establecido "Proteger", el archivo no podrá editarse, moverse ni eliminarse. No se necesita configurar una contraseña.

Confidencial

Puede establecer una contraseña (de 4 a 32 caracteres) para la protección de archivos.

  • No se puede especificar la información mostrada anteriormente cuando se guarda un archivo con la opción Archivo Rápido.
  • Si selecciona [Crear archivo descargable] en Escanear a unidad local y guarda el archivo como confidencial, las propiedades no se podrán modificar.
Para almacenar un nombre de usuario:
En "Ajustes (administrador)", seleccione [Control de Usuario] → [User Settings] → [User List].

INFORMACIÓN IMPORTANTE CUANDO SE UTILIZA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

  • Los archivos almacenados utilizando [Quick File] incluyen la propiedad "Compartiendo", a la que puede acceder cualquier persona para imprimir y enviar. Por consiguiente, no almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen terceras personas mediante la función [Quick File].
  • Cuando guarde un archivo mediante [Archivo], podrá hacerlo con la propiedad "Confidencial". Establezca una contraseña para un archivo "Confidencial" para impedir que otras personas lo puedan utilizar. Tenga cuidado de que otras personas no obtengan la contraseña.
  • La propiedad de un archivo "Confidencial" almacenado se puede modificar a "Compartiendo" mediante "Cambio de Propiedad" según sea necesario. No almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen otras personas.
  • Excepto en los casos previstos por la ley, SHARP Corporation no se hace responsable de ningún daño que pudiese derivarse de la revelación de información confidencial debido a la manipulación por terceras partes de los datos guardados utilizando la función Archivo Rápido o la función Archivo, ni del uso incorrecto de la función Archivo Rápido o de la función Archivo por parte del operador que guarda los datos.

UTILIZACIÓN DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN CADA UNO DE LOS MODOS

Para utilizar el archivo de documentos, seleccione el panel de acciones correspondiente a cada modo.
Para guardar datos simultáneamente con una copia o fax, pulse [Archivo] o [Quick File] en el panel de acciones de cada modo.

Para utilizar el archivo de documentos desde el principio, seleccione el panel de acciones en el modo de archivo de documentos. Pulse cualquiera de las teclas para escanear y guardar el original.

  • [Archivo] y [Quick File]
  • Es posible que estas teclas no aparezcan en el panel de acciones, dependiendo del modo o la configuración. En tal caso, pulse [Otros] en la pantalla inicial de cada modo y, a continuación, pulse [Quick File] o [Archivo].
  • Uso del archivo de documentos en el modo de impresión
  • Para utilizar el archivo de documentos en modo de impresión, seleccione el archivo de documentos en el controlador de la impresora. Si desea información detallada sobre el archivo de documentos, consulte " GUARDADO Y UTILIZACIÓN DE ARCHIVOS DE IMPRESIÓN (ARCHIVO DE DOCUMENTOS)" en "IMPRES.".
  • Uso del archivo de documentos en el modo PC-Fax/PC-I-Fax
  • Para utilizar el archivo de documentos en modo PC-Fax o PC-I-Fax, seleccione los ajustes del archivo de documentos en el controlador de PC-Fax. Para obtener más información, consulte la Ayuda del controlador de PC-Fax.
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Version 04a / bp70c65_usr_04a_es

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