SHARP

Språk

DOKUMENTARKIVERING

Denne funksjonen lagrer originalen som ble skannet på maskinen, sendt faksbilde eller utskriftsdata fra en datamaskin på maskinens lokale stasjon eller en ekstern minneenhet som data.
De lagrede filene kan skrives ut eller overføres etter behov. Det er også mulig å redigere, for eksempel kombinere, lagrede filer.

En PDF-fil laget for PC-søking kan vises eller skrives ut på en datamaskin.

BRUK AV DOKUMENTARKIVERING

Med dokumentarkiveringsfunksjonen kan du i tillegg skrive ut konferansemateriale med samme innstillinger, eller etter behov skrive ut protokollpapirer som brukes for rutineoppgaver.

I tillegg skrive ut konferansemateriale med samme innstillinger Skrive ut protokollpapirer etter behov

ULIKE TYPER DOKUMENTARKIVERING

Følgende dokumentarkiveringsmetoder finnes: [Quick File] og [Fil] i kopimodus eller bildesendingsmodus, og [Skann til lokal stasjon] og [Scan to External Memory Device] i dokumentarkiveringsmodus.

Quick File

Når kopiering, bildesending eller en annen jobb utføres, lagrer denne funksjonen dokumentdata til den lokale stasjonen. Bruk denne funksjonen når du vil lagre dokumentdata raskt og enkelt uten å spesifisere et filnavn eller annen informasjon. Andre kan også bruke den lagrede filen. Ikke bruk denne metoden for å lagre filer som du ikke ønsker at andre skal bruke.

Fil

Når kopiering, bildesending eller en annen jobb utføres, lagrer denne funksjonen dokumentdata til den lokale stasjonen. I motsetning til med hurtigfil, kan ulike typer informasjon tilføyes til filen når filen lagres for å gjøre det mulig med effektiv filhåndtering. Et passord kan også opprettes.

Skann til lokal stasjon

Denne funksjonen skanner en original og lagrer den på den lokale stasjonen. Ulik informasjon kan tillegges, som f.eks. Fil.

Scan to External Memory Device

Denne funksjonen skanner en original og lagrer den på en ekstern minneenhet, f.eks. en USB-minneenhet. Ulik informasjon kan tillegges, som f.eks. Fil.

FØR DU BRUKER SKANN TIL LOKAL STASJON I DOKUMENTARKIVERING

Mappetyper

Tre mappetyper brukes for å lagre filer på den lokale stasjonen ved hjelp av dokumentarkiveringsfunksjonen.
Mapper på den lokale stasjonen

Hurtigfilmappe
Dokumenter som skannes ved hjelp av [Quick File] på handlingspanelet lagres i denne mappen. Brukernavn og filnavn tildeles automatisk til jobben.
Hovedmappe
Skannede dokumenter lagres i denne mappen.
Når du lagrer en jobb i hovedmappen, kan du angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn.
Det kan også angis et passord (4 til 32 tegn) ved lagring av en fil ("Konfidensiell"-lagring) etter behov.
Egendefinert mappe
Mapper med egendefinerte navn lagres i denne mappen.
Skannede dokumenter lagres i denne lagrede mappen.
I likhet med hovedmappen kan du bruke en egendefinert mappe til å angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn når du lagrer en jobb.
Passord (PIN-kode: et tall med 4 til 8 sifre) kan angis for egendefinerte mapper og for filer som er lagret i egendefinerte mapper.

Maksimalt 1000 egendefinerte mapper kan opprettes på den lokale stasjonen.

Praktiske elementer å lagre

Når man lagrer en jobb med [Fil] i kopimodus eller bildesendingsmodus, eller [Skann til lokal stasjon] i dokumentarkiveringsmodus, er det nyttig å lagre elementene nedenfor. Disse innstillingene kreves ikke når man lagrer en jobb med [Quick File].

Brukernavn

Dette er nødvendig hvis du vil tildele et brukernavn til lagrede filer. Et brukernavn brukes også som et søkekriterium når man søker etter en fil.

Egendefinert mappe

Hovedmappen er først tilgjengelig som plassering for filer som lagres med [Fil] og [Lagre Fil]. Lagre en egendefinert mappe, og spesifiser den som plassering for lagring av filer. Spesifiser et passord for brukermappen om nødvendig. Angi PIN koden for å bruke mappen. Hvis det er angitt et passord for mappen, vises " " i mappen for å indikere at det er angitt et passord.

Min mappe

En tidligere opprettet brukerdefinert mappe kan velges som "Min mappe", eller en ny mappe kan opprettes som "Min mappe". Når "Min mappe" er konfigurert og brukerautentisering benyttes, vil "Min mappe" alltid velges som destinasjon for [Fil] og [Lagre Fil].

  • For å lagre en egendefinert mappe for dokumentarkivering:
  • På nettsiden velger du "Innstillinger (administrator)" → [Dokumentoperasjoner] → [Dokumentarkivering] → [Egendefinert Mappe]. På maskinen velger du "Innstillinger (administrator)" → [Systeminnstillinger] → [Innstillinger For Dokumentlagring] → [Dokument- arkiverings- kontroll] → [Egendefinert Mappe].
  • For å lagre et brukernavn og angi en mappe som "Min mappe":
  • I "Innstillinger (administrator)" velger du [Brukerkontroll] → [User Settings] → [User List].

OMTRENTLIG ANTALL SIDER OG FILER SOM KAN LAGRES

Samlet, totalt antall sider og filer som kan lagres i egendefinerte mapper og i Hovedmappe

Eksempler på originaltyper Antall sider*1 Antall filer

Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto)

Størrelse: A4

Maks. 5700*2

Maks. 900

Maks. 3000*2

Maks. 500

Original i svart-hvitt (Tekst)

Størrelse: A4

Maks. 13000*2

Maks. 2100

Antall sider og antall filer som kan lagres i Hurtigfilmappe

Eksempler på originaltyper Antall sider*1 Antall filer

Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto)

Størrelse: A4

Maks. 700*2

Maks. 300

Maks. 1000*2

Maks. 300

Original i svart-hvitt (Tekst)

Størrelse: A4

Maks. 2000*2

Maks. 300

*1 De angitte antallene er retningslinjer for hvor mange sider som kan lagres når alle sider er i full farge, og når alle sider er i svart-hvitt.

*2 Når en SSD med høy kapasitet er installert.

Kopiering i sorteringsmodus bruker samme minneområde som hovedmappen og den egendefinerte mappen. Derfor kan det hende at det er umulig å utføre en stor kopijobb med sorteringsmodus når det lagres for mye data i hovedmappen og den egendefinerte mappen. Slett unødvendige filer fra hovedmappen og den egendefinerte mappen.

Originaltypene ovenfor tjener kun som eksempler for å gjøre forklaringene enklere å forstå. Det faktiske antall sider og filer som kan lagres, avhenger av innholdet i originalbildene og innstillingene når filene lagres.

Informasjon lagt til filer

Når du lagrer en fil ved hjelp av "Fil", kan du legge til følgende informasjon for å skille den fra andre filer.

Brukernavn

Brukernavnet kreves for angivelse av fileierskap og annen informasjon. Brukernavnet må være registrert på forhånd.

Filnavn

Navngir en fil.

Lagres til

Angir en mappe for lagring av filer.

Egenskap

Deling

En bruker kan vise og bruke filer som har "Deling"-egenskapen.

Beskytt

Når "Beskytt" er angitt, kan ikke filen redigeres, flyttes eller slettes. Ingen passordinnstilling kreves.

Konfidensielt

Du kan angi et passord (4 til 32 tegn) for filbeskyttelse.

  • Informasjonen ovenfor kan ikke angis når en fil lagres med hurtiglagring (hurtigfil).
  • Når du velger [Opprett nedlastbar fil] i Skann til lokal stasjon og lagrer som en konfidensiell fil, kan ikke egenskapene endres.
Slik lagrer du et brukernavn:
I "Innstillinger (administrator)" velger du [Brukerkontroll] → [User Settings] → [User List].

VIKTIGE POENG VED BRUK AV DOKUMENTARKIVERING

  • Filer som er lagret med [Quick File] får egenskapen "Deling" som kan åpnes av hvem som helst for utmating og sending. Derfor bør du ikke bruke [Quick File]-funksjonen til å lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
  • Når du lagrer en fil med [Fil], kan du lagre den med egenskapen "Konfidensiell". Angi et passord for "Konfidensiell"-filen for å hindre at filen brukes av andre. Vær nøye med ikke å dele passordet med andre.
  • Egenskapen til en lagret "Konfidensiell"-fil kan endres til "Deling" av "EgenskapsEndring" etter behov. Ikke lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
  • Unntatt i tilfeller som reguleres av lovverket, tar SHARP Corporation intet ansvar for eventuelle skader som oppstår som følge av at det har lekket ut sensitive opplysninger som skyldes manipulering fra tredjepart av data som er lagret ved hjelp av Hurtigfil- eller Fil-funksjonene eller at operatøren som lagrer dataene bruker Hurtigfil-funksjonen feil.

BRUKE DOKUMENTARKIVERING I HVER MODI

Du bruker dokumentarkivering ved å velge handlingspanelet for den enkelte modus.
Hvis du vil lagre data samtidig med en kopi eller faks, trykker du på [Fil]- eller [Quick File]-tasten på handlingspanelet i den enkelte modus.

Hvis du vil bruke dokumentarkivering fra begynnelsen, velger du handlingspanelet i dokumentarkiveringsmodus. Trykk på en av tastene for å skanne og lagre originalen.

  • [Fil] og [Quick File]
  • Disse tastene vises kanskje ikke på handlingspanelet, avhengig av modus eller innstillinger. Trykk i så fall på [Andre]-tasten på startskjermen for den enkelte modus, og trykk deretter på [Quick File]- eller [Fil]-tasten.
  • Bruke dokumentarkivering i utskriftsmodus
  • Hvis du vil bruke dokumentarkivering i utskriftsmodus, velger du dokumentarkivering i skriverdriveren. For detaljer om dokumentarkivering, kan du gå til " LAGRE OG BRUKE UTSKRIFTSFILER (DOKUMENTARKIVERING)" i "SKRIVER".
  • Bruke dokumentarkivering i PC-Fax-/PC-I-Fax-modus
  • Hvis du vil bruke dokumentarkivering i PC-Fax- eller PC-I-Fax-modus, må du velge dokumentarkiveringsinnstillinger i PC-Fax-driveren. Mer informasjon finner du i Hjelp for PC-Fax-driveren.
Språk

Version 04a / bp70c65_usr_04a_no

↑Toppen av siden