DOKUMENTENABLAGE

Ordnertypen

Zum Speichern von Dateien auf dem lokalen Laufwerk über die Dokumentenablagefunktion werden drei Ordnertypen verwendet.
Ordner auf dem lokalen Laufwerk

Offene Ablage
In diesem Ordner werden die mit [Offene Ablage] gespeicherten Dokumente gespeichert. Jedem Auftrag werden automatisch ein Benutzername und ein Dateiname zugewiesen.
Hauptordner
Wenn Sie einen Auftrag im Hauptordner speichern, können Sie einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen zuweisen.
Beim Speichern einer Datei kann auch ein Kennwort (4- bis 32 Zeichen) festgelegt werden ("Vertraulich" speichern).
Spezifische Ordner
Ordner mit anwenderspezifischen Namen werden innerhalb dieses Ordners gespeichert.
Wie beim Hauptordner können Sie bei anwenderspezifischen Ordnern während des Speicherns einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen zuweisen.
Passwörter (PIN-Code: 4- bis 8-stellige Zahl) können für anwenderspezifische Ordner und für in anwenderspezifischen Ordnern gespeicherte Daten festgelegt werden.

Zum Speichern empfohlene Informationen

Beim Speichern eines Auftrags mit [Ablage] oder [Dateienspeicher] im Dokumentenablagemodus können Sie die folgenden Elemente speichern. Diese Einstellungen sind nicht erforderlich, wenn Sie einen Auftrag mit der Funktion [Offene Ablage] speichern.

Benutzername	Ist erforderlich, wenn Sie den gespeicherten Dateien einen Benutzernamen zuordnen. Ein Benutzername wird auch als Suchbedingungen bei der Suche nach einer Datei verwendet.
Spezifische Ordner	Der Hauptordner steht anfänglich als Speicherort für die Funktionen [Ablage] und [Dateienspeicher] zur Verfügung. Speichern Sie einen anwenderspezifischen Ordner und geben Sie ihn dann als Ziel zum Speichern von Dateien an. Legen Sie bei Bedarf ein Passwort für den Benutzerordner fest. Geben Sie PIN-Code ein, um den Ordner zu benutzen. Wenn der Ordner kennwortgeschützt ist, wird im Ordner "" angezeigt, um auf das festgelegte Kennwort hinzuweisen.
Mein Ordner	Sie können entweder einen zuvor erstellten kundenspezifischen Ordner als "Mein Ordner" auswählen oder einen neuen "Mein Ordner" selbst erstellen. Wenn "Mein Ordner" konfiguriert wurde und die Benutzer-Authentifizierung aktiviert ist, wird "Mein Ordner" immer als Ziel für [Ablage] und [Dateienspeicher] verwendet.

Ungefähre Anzahl der Seiten und Dateien, die gespeichert werden können

Gesamtzahl der Seiten und Anzahl der Dateien, die in den anwenderspezifischen Ordnern und im Hauptordner gespeichert werden können

Beispiele von Originalformaten		Seitenanzahl*1	Dateienanzahl
Vollfarb-Original (Text- und Fotobeispiel) Format: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Schwarzweiß-Original (Text) Format: A4		Max. 13000*2 Max. 2100

Anzahl der Seiten und Dateien, die in Offene Ablage gespeichert werden können

Beispiele von Originalformaten		Seitenanzahl*1	Dateienanzahl
Vollfarb-Original (Text- und Fotobeispiel) Format: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 500
Schwarzweiß-Original (Text) Format: A4		Max. 2000*2 Max. 700

*1 Die angegebenen Zahlen sind Richtwerte für die Anzahl der Seiten, die gespeichert werden können, wenn alle Seiten vollfarbig bzw. schwarzweiß sind.

*2 Bei installiertem Hochleistungs-SSD.

Die oben dargestellten Originaltypen sind Beispiele, um die Erläuterungen verständlicher zu machen. Die Anzahl Seiten und Dateien, die aktuell gespeichert werden können, sind abhängig von den Inhalten der Originalbilder und der Einstellungen während der Dateispeicherung.

Zu Dateien hinzugefügte Informationen

Wenn eine Datei mithilfe der Funktion "Ablage" gespeichert wird, können folgende Daten angehängt werden, um diese von anderen Dateien zu unterscheiden.

Benutzername	Zur Eingabe von Datei-Ownership oder sonstigen Informationen ist der Benutzername erforderlich. Der Benutzername muss vorab gespeichert werden.
Dateiname	Benennt eine Datei.
Speicherort	Legt einen Ordner zum Speichern von Dateien fest.
Eigenschaft	Gemeinsame Nutzung	Dateien mit der Eigenschaft "Gemeinsame Nutzung" können von jedem beliebigen Benutzer angezeigt und bearbeitet werden.
	Schutz	Wenn "Schutz" festgelegt wurde, kann die Datei weder bearbeitet noch verschoben oder gelöscht werden. Ein Passwort ist nicht erforderlich.
	Vertraulich	Sie können ein Passwort (4 bis 32 Ziffern) festlegen, um eine Datei zu schützen.

• Dateien, die mit [Offene Ablage] gespeichert werden, erhalten das Attribut "Gemeinsame Nutzung", das von jeder Person für die Ausgabe genutzt werden kann. Speichern Sie daher hiermit keine sensiblen Dokumente oder solche, die nicht für andere Personen über die [Offene Ablage] zugänglich sein sollen.
• Verwenden Sie beim Speichern mit der Funktion [Ablage] das Attribut "Vertraulich". Für eine "Vertraulich"-Datei können Sie ein Passwort festlegen, um anderen Benutzern den Zugriff auf diese Datei zu verwehren. Achten Sie darauf, dass andere Personen keinen Zugriff zum Passwort erhalten.
• Das Attribut "Vertraulich" einer gespeicherten Datei kann bei Bedarf durch "Eigenschaften ändern" zu "Gemeinsame Nutzung" geändert werden. Speichern Sie keine sensiblen Dokumente oder solche, die nicht für andere Personen zugänglich sein sollen.
• Außer in Fällen, die einer gesetzlichen Regelung unterliegen, übernimmt SHARP Corporation keinerlei Haftung für Schäden, die aus der Verbreitung sensibler Informationen aufgrund der Änderung von Daten, die mithilfe der Funktion "Offene Ablage" oder "Ablage" gespeichert wurden, durch Dritte oder der unsachgemäßen Handhabung der Funktion "Offene Ablage" oder "Ablage" durch denjenigen, der die Datenspeicherung durchführt, resultieren.
Wenn in den Systemeinstellungen „Druckaufträge einschränken“ aktiviert ist und die Funktion „Druckfreigabe“ verwendet wird, wird der Druckauftrag in der Druckfreigabe gespeichert, selbst wenn im Druckertreiber die Dokumentenablage festgelegt ist. Der Druckauftrag wird auch dann abgebrochen, wenn im Druckertreiber ein Passwort für die Dokumentenablage festgelegt ist.

Zum Nutzen der Dokumentenablage im Druckmodus aktivieren Sie die Dokumentenablage im Druckertreiber. Details zur Dokumentenablage finden Sie unter "SPEICHERN UND VERWENDEN VON DRUCKDATEIEN (DOKUMENTENABLAGE)".