ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Τύποι φακέλων

Χρησιμοποιούνται τρεις τύποι φακέλων για την αποθήκευση αρχείων στην τοπική μονάδα δίσκου κατά τη χρήση της λειτουργίας αρχειοθέτησης εγγράφων.
Φάκελοι στην τοπική μονάδα δίσκου

Φάκελος γρήγορης αρχειοθέτησης
Στο φάκελο αυτό αποθηκεύονται τα έγγραφα που έχουν αποθηκευτεί με τη χρήση του [Γρήγορο Αρχείο]. Σε κάθε εργασία εκχωρούνται αυτόματα ένα όνομα χρήστη και ένα όνομα αρχείου.
Κύριος Φάκελος
Όταν αποθηκεύετε μια εργασία στον Κύριο φάκελο, μπορείτε να ορίσετε ένα ήδη αποθηκευμένο όνομα χρήστη και να εκχωρήσετε όνομα αρχείου.
Επίσης, μπορείτε να καθορίσετε κωδικό πρόσβασης (με 4 έως 32 χαρακτήρες) κατά την αποθήκευση ενός αρχείου (αποθήκευση ως "Εμπιστευτικό") όπως απαιτείται.
Ειδικός Φάκελος
Σε αυτόν το φάκελο αποθηκεύονται φάκελοι με ειδικά ονόματα.
Όπως στον Κύριο φάκελο, έτσι και σε έναν Ειδικό φάκελο μπορείτε να ορίσετε ένα ήδη αποθηκευμένο όνομα χρήστη και να εκχωρήσετε όνομα αρχείου κατά την αποθήκευση μιας εργασίας.
Μπορείτε να καθορίσετε κωδικούς πρόσβασης (κωδικό PIN: με 4 έως 8 ψηφία) για ειδικούς φακέλους και για αρχεία που αποθηκεύονται σε ειδικούς φακέλους.

Στοιχεία που μπορούν να αποθηκεύονται εύκολα

Όταν αποθηκεύετε μια εργασία χρησιμοποιώντας το [Αρχείο] ή το [Σάρωση σε Σκληρό Δίσκο] στη λειτουργία αρχειοθέτησης εγγράφων, είναι βολικό να αποθηκεύετε τα παρακάτω στοιχεία. Οι ρυθμίσεις αυτές δεν είναι απαραίτητες, όταν αποθηκεύετε μια εργασία χρησιμοποιώντας την επλογή [Γρήγορο Αρχείο].

Όνομα Χρήστη	Είναι απαραίτητο αν πρόκειται να εκχωρήσετε όνομα χρήστη στα αποθηκευμένα αρχεία. Το όνομα χρήστη χρησιμοποιείται επίσης ως κριτήριο αναζήτησης αρχείων.
Ειδικός Φάκελος	Ο Κύριος φάκελος είναι αρχικά διαθέσιμος ως θέση αποθήκευσης αρχείων από το [Αρχείο] και την [Αποθήκευση Αρχείου]. Αποθηκεύστε έναν ειδικό φάκελο και ορίστε τον ως θέση αποθήκευσης αρχείων. Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης για το φάκελο χρήστη, όπως απαιτείται. Πληκτρολογήστε τον κωδικό ΡΙΝ για να χρησιμοποιήσετε τον φάκελο. Εφόσον καθορίσετε κωδικό πρόσβασης για τον φάκελο, στον εν λόγω φάκελο εμφανίζεται το εικονίδιο " ".
Ο Φάκελός Μου	Μπορείτε να επιλέξετε έναν ήδη δημιουργημένο ειδικό φάκελο ως "Ο Φάκελός Μου" ή έναν καινούργιο φάκελο ως "Ο Φάκελός Μου". Όταν έχει διαμορφωθεί ''Ο Φάκελός Μου'' και χρησιμοποιείται η πιστοποίηση χρήστη, ο "Ο Φάκελός Μου" θα επιλέγεται πάντοτε ως ο προορισμός για [Αρχείο] και [Αποθήκευση Αρχείου].

Κατά προσέγγιση αριθμός σελίδων και αρχείων που μπορούν να αποθηκευτούν

Συνολικός αριθμός σελίδων και αρχείων που μπορούν να αποθηκευθούν αθροιστικά σε ειδικούς φακέλους και στον Κύριο φάκελο

Παραδείγματα τύπων πρωτοτύπων		Αριθμός σελίδων*1	Αριθμός αρχείων
Έγχρωμο πρωτότυπο (Παράδειγμα κειμένου και φωτογραφίας) Μέγεθος: A4		Το πολύ 5.700*2 Το πολύ 900	Το πολύ 3000*2 Το πολύ 500
Ασπρόμαυρο πρωτότυπο (Κείμενο) Μέγεθος: A4		Το πολύ 13000*2 Το πολύ 2100

Αριθμός σελίδων και αρχείων που μπορούν να αποθηκευθούν στο Φάκελο γρήγορων αρχείων

Παραδείγματα τύπων πρωτοτύπων		Αριθμός σελίδων*1	Αριθμός αρχείων
Έγχρωμο πρωτότυπο (Παράδειγμα κειμένου και φωτογραφίας) Μέγεθος: A4		Το πολύ 700*2 Το πολύ 300	Το πολύ 1000*2 Το πολύ 500
Ασπρόμαυρο πρωτότυπο (Κείμενο) Μέγεθος: A4		Το πολύ 2000*2 Το πολύ 700

*1 Οι υποδεικνυόμενο αριθμοί αποτελούν κατευθυντήριες οδηγίες για τον αριθμό των σελίδων που μπορούν να αποθηκευτούν όταν όλες οι σελίδες είναι έγχρωμες και όταν όλες οι σελίδες είναι ασπρόμαυρες.

* 2 Εφόσον είναι εγκατεστημένη η μονάδα SSD υψηλής χωρητικότητας.

Οι παραπάνω τύποι πρωτοτύπων είναι παραδείγματα που διευκολύνουν την κατανόηση των επεξηγήσεων. Ο πραγματικός αριθμός σελίδων και αρχείων που μπορούν να αποθηκευθούν διαφέρει ανάλογα με τα περιεχόμενα των εικόνων των πρωτοτύπων και με τις ρυθμίσεις κατά την αποθήκευση των αρχείων.

Πληροφορίες που προστίθενται στα αρχεία

Όταν αποθηκεύετε κάποιο αρχείο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Αρχείο", προσθέστε τις ακόλουθες πληροφορίες για να το διακρίνεται από τα άλλα αρχεία.

Όνομα Χρήστη	Απαιτείται το όνομα χρήστη για την εισαγωγή της κατοχής αρχείου και άλλων πληροφοριών. Το όνομα χρήστη πρέπει να καταχωρηθεί εκ των προτέρων.
Όνομα Αρχείου	Ονομάζει το αρχείο.
Αποθήκευση σε	Καθορίζει τον φάκελο που θα αποθηκεύονται τα αρχεία.
Ιδιότητα	Κοινό	Κάθε χρήστης μπορεί να ανοίγει και να χειρίζεται αρχεία που φέρουν την ιδιότητα "Κοινό".
	Προστασία	Όταν οριστεί η επιλογή "Προστασία", τα αρχεία δεν μπορούν να επεξεργαστούν, να μετακινηθούν και να διαγραφούν. Δεν απαιτείται ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης.
	Εμπιστευτικό	Μπορείτε να καθορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης (με 4 έως 32 χαρακτήρες) για την προστασία του αρχείου.

• Τα αρχεία που αποθηκεύονται με χρήση της επιλογής [Γρήγορο Αρχείο] παρέχονται με την ιδιότητα "Κοινό" στα οποία μπορεί να έχει πρόσβαση κάθε χρήστης για εκτύπωση. Για το λόγο αυτό, δεν θα πρέπει να αποθηκεύετε ευαίσθητα αρχεία ή αρχεία που δεν θέλετε να χρησιμοποιούνται από άλλους χρησιμοποιώντας τη λειτουργία [Γρήγορο Αρχείο].
• Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας την επιλογή [Αρχείο], μπορείτε να το αποθηκεύσετε με την ιδιότητα ''Εμπιστευτικό''. Ορίστε κωδικό πρόσβασης για τα ''Εμπιστευτικό'' αρχεία, ώστε να μην μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άλλους χρήστες. Χειρίζεστε προσεκτικά τον κωδικό πρόσβασης, ώστε να μην αποκαλυφθεί σε άλλα άτομα.
• Μπορείτε να αλλάξετε την ιδιότητα "Εμπιστευτικό" ενός αποθηκευμένου αρχείου σε "Κοινό", ανάλογα με τις ανάγκες σας, χρησιμοποιώντας τη ρύθμιση "Αλλαγή Ιδιότητας". Μην αποθηκεύετε ευαίσθητα έγγραφα ή έγγραφα που δεν θέλετε να χρησιμοποιήσουν άλλα άτομα.
• Εκτός από τις περιπτώσεις που καλύπτονται από το νόμο, η SHARP Corporation ουδεμία ευθύνη φέρει για οποιεσδήποτε ζημίες προκληθούν από την κοινοποίηση ευαίσθητων πληροφοριών εξαιτίας αθέμιτης εκμετάλλευσης εκ μέρους τρίτων οποιωνδήποτε δεδομένων που έχουν αποθηκευθεί με χρήση των λειτουργιών Γρήγορο Αρχείο ή Αρχείο ή από εσφαλμένο χειρισμό των λειτουργιών Γρήγορο Αρχείο ή Αρχείο από το χειριστή που αποθηκεύει τα δεδομένα.

Για να χρησιμοποιήσετε την αρχειοθέτηση εγγράφων στη λειτουργία εκτύπωσης, επιλέξτε τη δυνατότητα αρχειοθέτησης εγγράφων στο πρόγραμμα οδήγησης εκτυπωτή. Για λεπτομέρειες σχετικά με την αρχειοθέτηση εγγράφων, ανατρέξτε στην ενότητα στο κεφάλαιο " ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ (ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ)".