ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Tipi di cartella

Per memorizzare i file nell'unità locale tramite la funzione di archiviazione documenti, vengono utilizzati tre diversi tipi di cartelle.
Cartelle nell'unità locale

Cartella Selezione Rapida File
I documenti archiviati tramite [File Rapido] vengono archiviati in questa cartella. A ogni lavoro vengono automaticamente assegnati un nome utente e nome file.
Cartella Principale
Quando si memorizza un lavoro nella cartella principale, è possibile specificare un nome utente memorizzato in precedenza e assegnare un nome al file.
Se necessario, quando si memorizza un file è possibile impostare anche una password (da 4 a 32 caratteri) (salvataggio "Confidenziale").
Cartella Personalizzata
In questa cartella vengono memorizzate le cartelle con nomi personalizzati.
Come avviene per la cartella principale, una cartella personalizzata permette di specificare un nome utente memorizzato in precedenza e assegnare un nome al file al momento della memorizzazione di un lavoro.
È possibile impostare le password (codice PIN: da 4 a 8 cifre) per le cartelle personalizzate e per i file salvati nelle cartelle personalizzate.

Elementi utili da memorizzare

Quando si memorizza un lavoro utilizzando [File] oppure [Memorizzare Il File] in modalità di archiviazione documenti, è consigliabile memorizzare gli elementi riportati di seguito. Queste impostazioni non sono necessarie quando si memorizza un lavoro tramite [File Rapido].

Nome Utente	Richiesto se si intende assegnare un nome utente ai file memorizzati. Un nome utente può anche essere utilizzato come condizione per la ricerca di un file.
Cartella Personalizzata	Come posizione per i file memorizzati tramite [File] e [Memorizzare Il File] è inizialmente disponibile la cartella principale. È possibile memorizzare una cartella personalizzata e specificarla come percorso di archiviazione dei file. Se necessario, specificare una password per la cartella. Immettere il codice PIN per utilizzare la cartella. Se la cartella è protetta da password, nella cartella con password apparirà "".
Cartella pers.	Per "Mia cartella" è possibile selezionare una cartella personalizzata creata in precedenza oppure una nuova cartella creata come "Mia cartella". Se l'opzione "Mia cartella" è stata configurata e si utilizza l'autenticazione dell'utente, l'opzione "Mia cartella" verrà sempre selezionata come destinazione per [File] e [Memorizzare Il File].

Numero approssimativo di pagine e file che è possibile memorizzare

Numero di pagine totale combinato e numero totale di file archiviabili nelle cartelle personalizzate e nella cartella principale

Esempi di tipi di originali		Numero di pagine*1	Numero di file
Originale a colori (Esempio con testo e foto) Formato: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Originale in bianco e nero (Testo) Formato: A4		Max. 13000*2 Max. 2100

Numero di pagine e numero di file archiviabili nella cartella Selezione Rapida File

Esempi di tipi di originali		Numero di pagine*1	Numero di file
Originale a colori (Esempio con testo e foto) Formato: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 500
Originale in bianco e nero (Testo) Formato: A4		Max. 2000*2 Max. 700

*1 I numeri indicati sono linee guida per il numero di pagine archiviabili quando tutte le pagine sono a colori e quando tutte le pagine sono in bianco e nero.

*2 Quando è installata la SSD ad alta capacità.

I tipi di originali indicati sopra sono semplici esempi utilizzati per facilitare la comprensione. Il numero di pagine effettivo e il numero di file memorizzabili varia a seconda del contenuto delle immagini originali e delle impostazioni utilizzate al momento della memorizzazione dei file.

Informazioni aggiunte ai file

Quando si salva un file mediante la funzione "File", aggiungere le informazioni seguenti per distinguerlo da altri file.

Nome Utente	Il nome utente è necessario per inserire la proprietà e altri dati di un file. Il nome utente deve essere registrato in anticipo.
Nome file	Assegna il nome a un file.
Memorizz. In	Specifica una cartella in cui memorizzare i file.
Proprietà	Condivisione	Con la proprietà "Condivisione", qualsiasi utente può visualizzare e utilizzare i file.
	Proteggi	Una volta impostata l'opzione "Proteggi", il file non può essere modificato, spostato ed eliminato. Non è necessaria alcuna impostazione di password.
	Confidenziale	È possibile impostare una password (da 4 e 32 cifre) per la protezione dei file.

• Per i file memorizzati tramite [File Rapido] viene impostata la proprietà "Condivisione", affinché siano accessibili a tutti per le operazioni di output. Evitare pertanto di utilizzare questa funzione per memorizzare documenti sensibili o documenti di cui non si desidera consentire l'utilizzo ad altri utenti [File Rapido].
• Quando si salva un file con il comando [File], è possibile impostare la proprietà "Confidenziale". Per impedire ad altri utenti di utilizzare un file "Confidenziale", impostare una password. Prestare attenzione affinché altri utenti non possano venire a conoscenza della password.
• Se necessario, è possibile utilizzare "Confidenziale" per cambiare la proprietà di un file memorizzato da "Modifica Proprietà" a "Condivisione". Non memorizzare documenti contenenti informazioni sensibili o documenti di cui non si desidera consentire l'utilizzo ad altri utenti.
• Ad eccezione dei casi previsti dalla legge, SHARP Corporation non potrà essere ritenuta responsabile per danni derivanti dalla divulgazione di informazioni sensibili dovuta a manipolazione da parte di terzi di dati salvati utilizzando la funzionalità File Rapido o File, o per l'uso improprio della funzionalità File Rapido o File da parte dell'operatore che esegue il salvataggio dei dati.
Se "Limita lavori di stampa" è abilitato nelle impostazioni di sistema e "Risultato di stampa" è la funzione utilizzata, il lavoro di stampa sarà salvato nel risultato di stampa, anche se l'archiviazione documenti è specificata nel driver della stampante. Inoltre, se nel driver della stampante è specificata la password per l'archiviazione documenti, il lavoro di stampa verrà annullato.

Per utilizzare l'archiviazione documenti in modalità di stampa, selezionare la funzione di archiviazione documenti nel driver della stampante. Per informazioni dettagliate sull'archiviazione documenti, vedere "SALVATAGGIO E USO DEI FILE DI STAMPA (ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI)".