ARQUIVO DE DOCUMENTOS

Tipos de pastas

São três os tipos de pastas utilizados para guardar ficheiros no disco local usando a função de arquivo de documentos.
Pastas no disco local

Pasta de Arquivamento rápido
Os documentos armazenados utilizando [Ficheiro rápido] são armazenados nesta pasta. São automaticamente atribuídos a cada trabalho um nome de utilizador e um nome de ficheiro.
Pasta Principal
Quando se guarda um trabalho na Pasta Principal, é possível especificar um nome de utilizador anteriormente guardado e atribuir um nome de ficheiro.
Também pode definir uma palavra-passe (4 a 32 carateres) ao guardar um ficheiro (guardar como "Confidencial" ), conforme necessário.
Pasta Personalizada
As pastas com nomes personalizados são guardadas dentro desta pasta.
À semelhança da Pasta Principal, uma pasta personalizada permite especificar um nome de utilizador anteriormente guardado e atribuir um nome de ficheiro ao guardar um trabalho.
As palavras-passe (Código PIN: número de 4 a 8 dígitos) podem ser definidas para as pastas personalizadas e para os ficheiros guardados nestas pastas.

Itens que é conveniente guardar

Ao armazenar um trabalho utilizando [Ficheiro] ou [Guardar Ficheiro] no modo de arquivo de documentos, é conveniente armazenar os itens abaixo. Estas definições não são necessárias quando se guarda um trabalho utilizando [Ficheiro rápido].

Nome de Utilizador	É necessário se se pretender atribuir um nome de utilizador aos ficheiros guardados. O nome do utilizador também é utilizado como condição de procura de um ficheiro.
Pasta Personalizada	Inicialmente, a Pasta Principal está disponível como localização para guardar ficheiros utilizando [Ficheiro] e [Guardar Ficheiro]. Guardar uma pasta personalizada e especificá-la como uma localização para guardar ficheiros. Especificar uma palavra-passe para a pasta do utilizador conforme necessário. Introduza o Código PIN para utilizar a pasta. Quando a pasta possui uma palavra-passe, "" aparece na pasta na qual está definida uma palavra-passe.
Minha Pasta	Pode-se selecionar como "Minha Pasta" uma pasta personalizada previamente criada ou uma nova pasta criada como "Minha Pasta". Se se tiver configurado a "Minha Pasta" e a autenticação do utilizador estiver ativada, "Minha Pasta" será sempre selecionada como destino de[Ficheiro] e [Guardar Ficheiro].

Número aproximado de páginas e ficheiros que podem ser guardados

Número total de páginas combinado e número total de ficheiros que podem ser guardados nas pastas personalizadas e na pasta principal

Exemplos de tipos de originais		Número de páginas*1	Número de ficheiros
Original de cor total (Exemplo com texto de fotografia) Formato: A4		Máx. 5700*2 Máx. 900	Máx. 3000*2 Máx. 500
Original a preto e branco (Texto) Formato: A4		Máx. 13000*2 Máx. 2100

Número de páginas e número de ficheiros que pode guardar na pasta Ficheiro Rápido

Exemplos de tipos de originais		Número de páginas*1	Número de ficheiros
Original de cor total (Exemplo com texto de fotografia) Formato: A4		Máx. 700*2 Máx. 300	Máx. 1 000*2 Máx. 500
Original a preto e branco (Texto) Formato: A4		Máx. 2 000*2 Máx. 700

*1 Os números apresentados dão uma orientação sobre o número de páginas de cor total e do número de páginas a preto e branco que podem ser guardadas.

*2 Quando o SSD de grande capacidade está instalado.

Os tipos de originais acima indicados são exemplos para facilitar a compreensão da explicação. O número de páginas e o número de ficheiros que pode efectivamente guardar varia consoante o conteúdo das imagens dos originais e definições quando os ficheiros são guardados.

Informações adicionadas aos ficheiros

Ao guardar um ficheiro utilizando "Ficheiro", adicione as informações indicadas a seguir para o distinguir dos outros ficheiros.

Nome de Utilizador	O nome de utilizador é necessário para introduzir a propriedade do ficheiro e outras informações. O nome de utilizador tem de ser registado previamente.
Nome de Ficheiro	Atribui um nome a um ficheiro.
Armazenado em	Especifica a pasta onde serão guardados os ficheiros.
Propriedade	Partilhado	Qualquer utilizador pode visualizar e utilizar ficheiros que tenham a propriedade "Partilha".
	Proteger	Se estiver definida a opção "Proteger", o ficheiro não pode ser editado, movido nem eliminado. Não é necessária a definição de uma senha.
	Confidencial	Pode definir uma palavra-passe (4 a 32 carateres) para proteção do ficheiro.

• Os ficheiros armazenados utilizando [Ficheiro rápido] são fornecidos com a propriedade "Partilha" que pode ser acedida por qualquer pessoa para saída. Assim, não devem ser guardados documentos sensíveis ou documentos que não possam ser usados por outros usando a função [Ficheiro rápido].
• Ao guardar um ficheiro com a opção [Ficheiro], pode fazê-lo com a propriedade "Confidencial". Definir uma senha para um ficheiro "Confidencial" para evitar que seja utilizado por terceiros. Ter o cuidado de impedir que a palavra-passe fique ao alcance de terceiros.
• A propriedade de um ficheiro guardado como "Confidencial" pode ser alterada para "Partilha" através de "Alterar Propriedades", se necessário. Não guarde documentos sensíveis ou documentos que não queira que sejam utilizados por terceiros.
• Com excepção dos casos previstos por lei, a SHARP Corporation não assume qualquer responsabilidade por quaisquer danos resultantes da divulgação de informações sensíveis devido à manipulação por terceiros de quaisquer dados guardados utilizando a função Ficheiro Rápido ou a função Ficheiro nem pela utilização incorrecta da função Ficheiro Rápido ou da função Ficheiro por parte do operador que guarda os dados.
Se "Restringir Trabalhos de Impressão" estiver ativado nas definições de sistema e a função utilizada for "Libertar impressão", o trabalho de impressão será guardado na libertação de impressão, mesmo que seja especificado arquivo de documentos no controlador da impressora. Além disso, se a palavra-passe do arquivo de documentos for especificada no controlador da impressora, o trabalho de impressão será cancelado.

Para utilizar o arquivo de documentos no modo de impressão, selecione o arquivo de documentos no controlador da impressora. Para mais detalhes sobre o arquivo de documentos, consulte em "GUARDAR E UTILIZAR FICHEIROS DE IMPRESSÃO (ARQUIVO DE DOCUMENTOS)”.