ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Tipuri de directoare

Sunt utilizate trei tipuri de directoare pentru a salva fișiere pe hard disk prin funcția de arhivare a documentelor.
Foldere de pe hard disk

Director fişiere rapide
Documentele stocate folosind [Fisier Rapid] sunt stocate în acest folder. Fiecărei operaţii îi sunt asociate automat un nume de utilizator şi un nume de fişier.
Director principal
Când salvaţi o activitate în Directorul principal, puteţi specifica un nume de utilizator salvat anterior şi puteţi aloca un nume de fişier.
De asemenea, când salvați un fișier puteți seta o parolă (între 4 și 32 de caractere) pentru acesta (salvare "Confidential").
Director particularizat
Directoarele cu nume particularizate sunt salvate în cadrul acestui director.
La fel ca pentru Directorul principal, un director particularizat vă permite să specificaţi un nume de utilizator salvat anterior şi să alocaţi un nume de fişier când memoraţi o activitate.
Pot fi stabilite parole (cod PIN: între 4 și 8 cifre) pentru folderele particularizate și pentru fișierele salvate în acestea.

Elemente util de salvat

Când salvaţi o activitate utilizând opţiunea [Fişier] sau [Stocare fişier] în modul de arhivare documente, este util să salvaţi elementele de mai jos. Aceste setări nu sunt necesare când salvaţi o activitate utilizând funcţia [Fisier Rapid].

Nume utilizator	Acesta este necesar dacă veţi desemna un nume de utilizator pentru fişierele memorate. De asemenea, numele de utilizator este utilizat cu rol de condiţie de căutare pentru un fişier.
Director particularizat	Directorul principal este disponibil iniţial ca locaţie pentru memorarea fişierelor [Fişier] şi [Stocare fişier]. Salvaţi un director particularizat şi specificaţi-l ca locaţie pentru salvarea fişierelor. Dacă este cazul, stabiliţi o parolă pentru fişierul utilizatorului. Introduceţi codul PIN pentru a utiliza directorul. Când folderul este setat cu o parolă, " " apare în folderul respectiv.
Directorul meu	Un director particularizat creat în prealabil poate fi selectat ca "Fişierul meu" sau puteţi crea un director nou ca "Fişierul meu". Când "Fişierul meu" a fost configurat şi este utilizată autentificarea utilizatorilor, "Fişierul meu" va fi selectat întotdeauna ca destinaţie pentru [Fişier] şi [Stocare fişier].

Aproximarea numărului de pagini şi fişiere care pot fi salvate

Numărul total combinat de pagini şi fişiere care pot fi memorate în directoare particularizate şi în Directorul principal

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fişiere
Original complet color (Exemplu text şi foto) Dimensiune: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 13000 de copii*2 Max. 2100

Numărul de pagini şi numărul de fişiere care pot fi salvate în directorul cu fişiere rapide

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fişiere
Original complet color (Exemplu text şi foto) Dimensiune: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 500
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 2000*2 Max. 700

*1 Cifrele indicate sunt norme pentru numărul de pagini care pot fi salvate atunci când toate paginile sunt color și când toate paginile sunt alb-negru.

*2 Când este instalat un SSD de mare capacitate.

Tipurile de originale de mai sus reprezintă exemple pentru a facilita înţelegerea explicaţiei. Numărul efectiv de pagini şi de fişiere care pot fi salvate va varia în funcţie de conţinutul imaginilor originale şi de setările alese la memorarea fişierelor.

Informații adăugate în fişiere

Atunci când adăugaţi un fişier utilizând "Fişier", adăugaţi următoarele informaţii pentru a-l distinge de alte fişiere.

Nume utilizator	Numele de utilizator este necesar pentru a introduce dreptul de proprietate asupra unui fişier şi alte informaţii. Numele de utilizator trebuie înregistrat în prealabil.
Nume fişier	Denumeşte un fişier.
Memorare în	Specifică un director pentru memorarea fişierelor.
Proprietate	Partajare	Orice utilizator poate afişa şi utiliza fişierele cu proprietatea "Partajare".
	Protecţie	După ce se setează "Protejeaza", fişierele nu pot fi editate, mutate sau şterse. Nu este necesară setarea parolei.
	Confidenţial	Puteți stabili o parolă (4 până la 32 caractere) pentru protecția fișierelor.

• Fişierelor salvate cu funcţia [Fisier Rapid] le este atribuită proprietatea "Partajare" care poate fi accesată de orice persoană pentru prelucrare. Prin urmare, nu stocaţi documente sensibile sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alţii cu ajutorul funcţiei [Fisier Rapid].
• Când salvaţi un fişier cu [Fişier], îl puteţi salva utilizând proprietatea "Confidential". Puteţi seta o parolă pentru un fişier "Confidential", pentru a preveni utilizarea acestuia de către alte persoane. Aveţi grijă pentru a preveni alte persoane de la obţinerea parolei.
• Proprietatea unui fişier memorat ca fiind "Confidential" poate fi schimbată la "Partajare" prin opţiunea "Schimbare proprietate". Nu memoraţi documente confidenţiale sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alte persoane.
• În afara cazurilor specificate prin lege, SHARP Corporation nu este responsabilă pentru nicio daună rezultată în urma divulgării de informaţii confidenţiale prin manipularea de către terţi a oricărui tip de date salvate utilizând funcţia Fişier rapid sau funcţia Fişier, sau prin utilizarea incorectă a funcţiei Fişier rapid sau a funcţiei Fişier de către operatorul care salvează datele.

Pentru a utiliza arhivarea documentelor în modul de imprimare, selectați funcția de arhivare a documentelor din driverul imprimantei. Pentru detalii privind arhivarea documentelor, consultați în " SALVAREA ŞI UTILIZAREA FIŞIERELOR PENTRU IMPRIMARE (ARHIVARE DOCUMENTE)".