DOKUMENTARKIVERING

Typer av mappar

Tre typer av mappar används för att lagra filer på den lokala enheten med dokumentarkiveringsfunktionen.
Mappar på den lokala enheten

Snabb Filmapp
Dokument som lagras med [Snabbfil] lagras i denna mapp. Varje jobb får automatiskt ett användarnamn och filnamn.
Huvudmappen
När du lagrar ett jobb i huvudmappen så kan du specificera ett tidigare lagrat användarnamn och tilldela det ett filnamn.
Vid behov kan du även ange ett lösenord (4 till 32 tecken) när du sparar en fil (spara "Konfidentiellt").
Anpassad Mapp
Mappar med anpassade namn lagras i denna mapp.
På samma sätt som i huvudmappen kan du specificera ett tidigare lagrat användarnamn och ange ett filnamn när du lagrar ett jobb i en anpassad mapp.
Lösenord (PIN-kod: 4- till 8-siffrigt nummer) kan ställas in för anpassade mappar och för filer som sparas i anpassade mappar.

Objekt som lagras med fördel

När du lagrar ett jobb med [Fil] eller [Lagra Fil] i dokumentarkiveringsläget är det praktiskt att lagra objekten nedan. Dessa inställningar behövs inte när du lagrar ett jobb med [Snabbfil].

Användarnamn	Detta krävs om du tilldelar ett användarnamn till lagrade filer. Ett användarnamn kan även användas som sökvillkor när du söker efter filer.
Anpassad Mapp	Huvudmappen är till en början tillgänglig som en plats för lagring av filer med funktionerna [Fil] och [Lagra Fil]. Lagra en anpassad mapp och ange den som en plats för att lagra filer. Ange vid behov ett lösenord för användarmappen. Ange PIN-koden för att använda mappen. "" visas för lösenordsskyddade mappar.
Min mapp	En anpassad mapp som redan skapats kan väljas som "Min mapp" eller så kan en ny mapp skapas som "Min mapp". När "Min mapp" har konfigurerats och användarautentisering används kommer "Min mapp" alltid att väljas som destination för [Fil] och [Lagra Fil].

Ungefärligt antal sidor och filer som kan lagras

Kombinerat antal sidor och antal filer som kan lagras i anpassade mappar och i huvudmappen

Exempel på originaltyper		Antal sidor*1	Antal filer
Original i fullfärg (Exempel på text och foto) Format: A4		Max. 5700* 2 Max. 900	Max. 3000* 2 Max. 500
Svartvitt original (Text) Format: A4		Max. 13000* 2 Max. 2100

Antal sidor och filer som kan lagras i snabbfilsmappen

Exempel på originaltyper		Antal sidor*1	Antal filer
Original i fullfärg (Exempel på text och foto) Format: A4		Max. 700* 2 Max. 300	Max. 1000* 2 Max. 500
Svartvitt original (Text) Format: A4		Max. 2000* 2 Max. 700

*1 De angivna antalen är riktlinjer för antalet sidor som kan lagras när alla sidor är i fullfärg, samt när alla sidor är svartvita.

*2 När en SSD med hög kapacitet är installerad.

Originaltyperna ovan är exempel som gör beskrivningen enklare att förstå. Det faktiska antalet sidor och filer som kan lagras varierar beroende på originalbildernas innehåll och inställningarna när filerna lagrades.

Information som läggs till filer

När en fil sparas med "Fil" ska följande information läggas till för att filen ska kunna särskiljas från andra filer.

Användarnamn	Användarnamnet används för att ange filägarskap och annan information. Användarnamnet måste registreras i förväg.
Filnamn	Anger namnet på en fil.
Lagrad i	Anger en mapp där filer ska lagras.
Egenskap	Dela	Alla användare kan visa och använda filer som har egenskapen "Dela".
	Skydda	När du anger egenskapen "Skydda" kan filen inte redigeras, flyttas eller raderas. Ingen lösenordsinställning krävs.
	Konfidentiellt	Du kan ange ett lösenord (4 till 32 tecken) för filskydd.

• Filer som sparas med [Snabbfil] tilldelas egenskapen "Dela" så att alla kan skriva ut. Lagra därför inte känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska få tillgång till med funktionen [Snabbfil].
• Om du sparar en fil med [Fil] kan du spara filen med egenskapen "Konfidentiellt". Ange ett lösenord för en fil med egenskapen "Konfidentiellt" för att förhindra att den används av andra. Tänk på att skydda lösenordet så inte andra får tag på det.
• Egenskapen "Konfidentiellt" hos en lagrad fil kan vid behov ändras till "Dela" med alternativet "Ändra Egenskaper". Lagra inte känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska använda.
• Utöver de fall som omfattas av lagen ansvarar SHARP Corporation inte för skador som orsakats av att känslig information läckt ut på grund av att tredje part har manipulerat data som sparats med funktionen Snabbfil eller Fil eller felaktig användning av funktionen Snabbfil eller Fil av den användare som sparar dessa data.

Välj dokumentarkivering i skrivrutinen för att använda dokumentarkivering i utskriftsläge. Mer information om dokumentarkivering hittar du i ” SPARA OCH ANVÄNDA UTSKRIFTSFILER (DOKUMENTARKIVERING)”.