SHARP

Język

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Ta funkcja pozwala zapisać dane skanowanego oryginału, przesyłanego faksu lub wydruku jako dane na dysku lokalnym urządzenia lub w pamięci zewnętrznej.
Zapisane pliki można w zależności od potrzeby wydrukować lub wysłać. Możliwe jest też edytowanie zapisanych plików, na przykład łączenie.

Plik PDF utworzony w celu przeglądania na komputerze można wyświetlić lub wydrukować, korzystając z komputera.

ZASTOSOWANIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Funkcja przechowywania dokumentów pozwala wydrukować dodatkowe zestawy materiałów konferencyjnych z zachowaniem wprowadzonych ustawień lub, w razie potrzeby, główną księgę rachunkową.

Dodatkowe wydruki materiałów konferencyjnych
z zachowaniem wprowadzonych ustawień
Drukowanie arkuszy głównej księgi rachunkowej

SPOSOBY PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Istnieją następujące sposoby zapisywania dokumentów w postaci plików: [Plik tymczasowy] i [Plik] w trybie kopiowania lub wysyłania obrazów oraz [Skanuj na dysk lokalny] i [Skanowanie do zewnętrznej pamięci] w trybie przechowywania dokumentów.

Plik tymczasowy

Funkcja ta zapisuje dane dokumentu na dysk lokalny, gdy wykonywane jest zadanie kopiowania, wysyłania obrazów lub inne. Użyj tej funkcji, kiedy chcesz szybko i w łatwy sposób zapisać dane dokumentu bez podawania nazwy pliku i innych informacji. Zapisany plik może być używany przez innych użytkowników. Nie korzystaj z tej opcji, jeśli chcesz zapisać pliki niedostępne dla innych.

Plik

Funkcja ta zapisuje dane dokumentu na dysk lokalny, gdy wykonywane jest zadanie kopiowania, wysyłania obrazów lub inne. W przeciwieństwie do funkcji Przechowywanie Tymczasowe, podczas zapisywania do pliku można dołączyć różnego rodzaju informacje, aby umożliwić wydajne zarządzanie tym plikiem. Można również ustawić hasło.

Skanuj na dysk lokalny

Ta funkcja służy do skanowania oryginału i zapisania go na dysku lokalnym. Tak jak w funkcji [Plik], podczas zapisywania można do pliku dołączyć różnego rodzaju informacje.

Skanowanie do zewnętrznej pamięci

Ta funkcja służy do skanowania oryginału i zapisania go w pamięci zewnętrznej, na przykład na urządzeniu USB. Tak jak w funkcji [Plik], podczas zapisywania można do pliku dołączyć różnego rodzaju informacje.

PRZED UŻYCIEM FUNKCJI SKANOWANIA NA DYSK LOKALNY W TRYBIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Rodzaje folderów

Do zapisywania danych na dysku lokalnym w trybie przechowywania dokumentów wykorzystywane są trzy foldery.
Foldery na dysku lokalnym

Folder plików tymczasowych
W tym folderze zapisywane są dokumenty zeskanowane przy pomocy przycisku [Plik tymczasowy] na panelu zadań. Każdemu zadaniu automatycznie przyporządkowywana jest nazwa użytkownika i nazwa pliku.
Główny Folder
W tym folderze zapisywane są skanowane dokumenty.
Podczas zapisywania zadania w Głównym Folderze można wybrać zapisaną wcześniej nazwę użytkownika i przyporządkować nazwę pliku.
Podczas zapisywania pliku można również ustawić hasło (4 do 32 znaków) (funkcja "Poufne").
Folder własny
W tym folderze są zapisywane foldery o dowolnych nazwach.
W utworzonym folderze zapisywane są skanowane dokumenty.
Podobnie jak Główny Folder, folder własny umożliwia wybór zapisanej wcześniej nazwy użytkownika i przyporządkowanie nazwy pliku.
Hasła (kod PIN: 4 do 8 znaków) można skonfigurować dla folderów i plików własnych.

Na dysku lokalnym można utworzyć maksymalnie 1000 folderów własnych.

Elementy, które warto zapisać

Podczas zapisywania zadania za pomocą funkcji [Plik] w trybie kopiowania, wysyłania obrazów lub za pomocą funkcji [Skanuj na dysk lokalny] w trybie przechowywania dokumentów, warto zapisać następujące elementy. Ustawienia te nie są wymagane, podczas zapisywania zadania przy użyciu funkcji [Plik tymczasowy].

Nazwa użytkownika

Będzie niezbędna, jeśli przypiszesz do zapisanych plików nazwę użytkownika. Nazwa użytkownika jest także używana podczas wyszukiwania pliku.

Folder własny

Na początku jako miejsce zapisywania plików przy użyciu funkcji [Plik] i [Zapamiętaj Plik] dostępny jest Główny Folder. Zapisz Folder własny i ustaw go jako miejsce zapisywania plików. W razie potrzeby ustaw hasło do folderu użytkownika. Wprowadź kod PIN, aby korzystać w folderu. Jeśli folder jest chroniony hasłem, obok niego pojawi się ikona "" wskazująca, że folder jest zabezpieczony.

Mój Folder

Jako "Mój Folder" można wybrać folder własny utworzony wcześniej lub utworzyć nowy folder jako "Mój Folder". Jeśli "Mój Folder" został skonfigurowany i włączona jest autoryzacja użytkownika, "Mój Folder” będzie zawsze wybierany jako miejsce docelowe dla funkcji [Plik] i [Zapamiętaj Plik].

  • Aby ustawić Folder własny do przechowywania dokumentów:
  • Na stronie internetowej wybierz kolejno opcje "Ustawienia (administratora)" → [Operacje na Dokumencie] → [Przechowywanie Dokumentu] → [Folder Własny]. Na urządzeniu wybierz kolejno opcje "Ustawienia (administratora)" → [Ustawienia Systemowe] → [Ustawienia Przechowywania Dokumentu] → [Sterowanie Przechowywaniem Dokumentów] → [Folder Własny].
  • Aby zapisać nazwę użytkownika i wybrać folder używany jako "Mój Folder":
  • W "Ustawieniach (administratora)" wybierz [Kontrola Użytkownika] → [Ustawienia użytkownika] → [Lista Użytkownika].

Przybliżona liczba stron i plików, które można zapisać

Łączna liczba stron i liczba plików, które można przechowywać w folderach własnych i w Folderze Głównym.

Przykładowe typy oryginałów Liczba stron*1 Liczba plików

Oryginał pełnokolorowy
(przykład tekstu ze zdjęciem)

Format: A4

Maks. 5700*2

Maksymalnie 900

Maks. 3000*2

Maksymalnie 500

Oryginał czarno-biały
(Tekst)

Format: A4

Maks. 13000*2

Maksymalnie 2100

Liczba stron i liczba plików, które można przechowywać w folderze Przech. Tymcz.

Przykładowe typy oryginałów Liczba stron*1 Liczba plików

Oryginał pełnokolorowy
(przykład tekstu ze zdjęciem)

Format: A4

Maks. 700*2

Maksymalnie 300

Maks. 1000*2

Maksymalnie 500

Oryginał czarno-biały
(Tekst)

Format: A4

Maks. 2000*2

Maksymalnie 700

*1 Podane liczby wskazują liczbę stron, które można zapisać, gdy wszystkie strony są w pełnym kolorze i gdy wszystkie strony są czarno-białe.

*2 Jeśli zainstalowano dysk SSD o dużej pojemności.

Kopiowanie w trybie sortowania wykorzystuje ten sam obszar pamięci, co folder główny i folder własny. Dlatego, jeśli w folderze głównym i własnym zostanie zapisanych za dużo danych, wykonanie dużego zadania kopiowania z wykorzystaniem trybu sortowania może się nie udać. Usuń zbędne pliki z folderu głównego i własnego.
Powyższe typy oryginałów zostały przedstawione wyłącznie dla łatwiejszego zrozumienia objaśnienia. Rzeczywista liczba stron i plików, które można zapisać, zależy od zawartości obrazów oryginałów i ustawień podczas zapisywania plików.

Informacje dodawane do plików

Podczas zapisywania pliku przy użyciu funkcji "Plik" dodaj następujące informacje, aby odróżnić go od innych plików:

Nazwa użytkownika

Podanie nazwy użytkownika jest konieczne, aby wprowadzić informacje o właścicielu pliku lub inne. Nazwę użytkownika należy wcześniej zarejestrować.

Nazwa pliku

Wprowadzanie nazwy pliku.

Zachowano w

Określanie folderu zapisu plików.

Własność

Udostępnianie

Każdy użytkownik może wyświetlić i edytować pliki oznaczone "Udostępnianie".

Ochrona

Po włączeniu funkcji "Ochrona" pliki nie mogą być edytowane, przenoszone i usuwane. Podanie hasła nie jest wymagane.

Poufne

Pliki można zabezpieczyć hasłem (od 4 do 32 znaków).

  • Powyższych informacji nie można podać, jeśli plik jest zapisywany w Folderze Tymczasowym.
  • W przypadku wybrania opcji [Utwórz plik do pobrania] w ramach funkcji Skanuj na dysk lokalny i zapisania pliku jako poufnego nie będzie można zmienić właściwości.
Aby zapisać nazwę użytkownika:
W "Ustawieniach (administratora)" wybierz [Kontrola Użytkownika] → [Ustawienia użytkownika] → [Lista Użytkownika].

WAŻNE WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE FUNKCJI PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

  • Plikom zapisanym za pomocą funkcji [Plik tymczasowy] jest przypisywana właściwość "Udostępnianie", co oznacza, że każdy użytkownik ma możliwość ich drukowania i wysyłania. W związku z tym nie należy przechowywać wrażliwych danych lub dokumentów, które mają być niedostępne dla innych za pomocą funkcji [Plik tymczasowy].
  • Zapisując plik przy użyciu funkcji [Plik], można nadać mu właściwość "Poufne". Dla pliku o właściwości "Poufne" ustal hasło, aby uniemożliwić osobom trzecim korzystanie z tego pliku. Chroń hasło, aby nie zostało wykorzystane przez nieupoważnione osoby.
  • Właściwość plików zapisanych jako "Poufne" można zmienić na "Udostępnianie" za pomocą funkcji "Zmiana Właściw.". Nie zapisuj plików z danymi wrażliwymi ani dokumentów, których inni nie mają używać.
  • Oprócz przypadków wyraźnie określanych przez prawo, firma SHARP nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek straty spowodowane przez ujawnienie poufnych informacji w wyniku działań osób trzecich korzystających z funkcji "Przech. Tymcz." lub funkcji "Plik" oraz w wyniku nieprawidłowej obsługi tych funkcji przez użytkownika urządzenia.

KORZYSTANIE Z FUNKCJI PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW W POSZCZEGÓLNYCH TRYBACH PRACY

Aby używać funkcji Przechowywanie dokumentów, wybierz panel sterowania dla poszczególnych trybów.
Aby jednocześnie zapisywać dane podczas kopiowania lub wysyłania faksu, naciśnij [Plik] lub [Przech. Tymcz.] na panelu sterowania w poszczególnych trybach.

Aby od początku korzystać z funkcji Przechowywania dokumentów, wybierz panel sterowania w trybie Przechowywania dokumentów. Naciśnij dowolny z przycisków, aby zeskanować i zapisać oryginał.

  • [Plik] i [Przech. Tymcz.]
  • Te przyciski mogą nie pojawiać się na każdym panelu sterowania; zależy to od trybu lub ustawień. W takim przypadku naciśnij [Inne] w oknie podstawowym poszczególnych trybów, a następnie naciśnij [Plik tymczasowy] lub [Plik].
  • Korzystanie z funkcji przechowywania dokumentów w trybie drukowania
  • Aby skorzystać z funkcji przechowywania dokumentów w trybie drukowania, wybierz opcję przechowywania dokumentów w sterowniku drukarki. Szczegółowe informacje o przechowywaniu dokumentów zawiera sekcja " ZAPISYWANIE I KORZYSTANIE Z PLIKÓW DRUKU (PRZECHOWYWANIE DOKUMENTU)" w publikacji "DRUKARK".
  • Korzystanie z funkcji przechowywania dokumentów w trybie PC-Faks/PC-I-Faks
  • Aby skorzystać z funkcji PC-Faks lub PC-I-Faks, wybierz ustawienia przechowywania dokumentów w sterowniku PC-Faks. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w pliku pomocy sterownika PC-Faks.
Język

Version 03a / bpb547wd_usr_03a_pl

↑Do góry