DOKUMENTARKIVERING

MAPPETYPER

Der bruges tre typer mapper til at gemme filer på det lokale drev ved brug af dokumentarkiveringsfunktionen.
Mapper på det lokale drev

Hurtig fil-mappe
Dokumenter, der er blevet gemt ved hjælp af [Quick File], gemmes i denne mappe. Der tildeles automatisk et brugernavn og et filnavn til hvert job.
Hovedmappe
Når du gemmer et job i "Hovedmappe", kan du specificere et tidligere gemt brugernavn og tildele et filnavn.
Når en fil gemmes ("Confidential" gem), kan der også indstilles en adgangskode (4 til 32 tegn) efter behov.
Brugerdefineret mappe
Mapper med brugerdefinerede navne gemmes i denne mappe.
Ligesom med Hovedmappen lader en brugerdefineret mappe dig specificere et tidligere gemt brugernavn og tildele et filnavn, når et job gemmes.
Adgangskode (PIN-kode: 4 til 8 cifre) kan oprettes for brugerdefinerede mapper og filer, der gemmes i brugerdefinerede mapper.

ELEMENTER, DET ER PRAKTISK AT GEMME

Når du gemmer et job ved hjælp af [File] eller [Gem Fil] i dokumentarkiveringstilstand, er det praktisk at gemme nedenstående elementer. Disse indstillinger er ikke nødvendige, når du gemmer et job ved hjælp af [Quick File].

Brugernavn	Dette er nødvendigt, hvis du vil give gemte filer et brugernavn. Et brugernavn kan også bruges som søgebetingelse, når du leder efter en fil.
Brugerdefineret mappe	Hovedmappen er til at begynde med til disposition som en placering til at gemme filer ved hjælp af [File] og [File Store]. Gem en brugerdefineret mappe, og angiv den som placering for lagring af filer. Angiv en adgangskode for den brugerdefinerede mappe efter behov. Indtast PIN-kode for at bruge mappen. Hvis der er indstillet en adgangskode for mappen, vises " " i den mappe, som der er indstillet adgangskode for.
Min mappe	En tidligere oprettet brugerdefineret mappe kan vælges som "My Folder", eller en ny mappe kan oprettes som "My Folder". Når "My Folder" er blevet konfigureret, og der anvendes brugergodkendelse, vil "My Folder" altid blive valgt som destination for [File] og [File Store].

OMTRENTLIGT ANTAL SIDER OG FILER, DER KAN GEMMES

Kombinerede samlede antal sider og antal filer der kan gemmes i brugerdefinerede mapper og i Hovedmappen.

Eksempler på originaltyper		Antal sider*1	Antal filer
Firefarvet original (Tekst- og fotoeksempel) Størrelse: A4		Maks. 5700*2 Maks. 900	Maks. 3000*2 Maks. 500
Sort/hvid original (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 13000*2 Maks. 2100

Antal sider og antal filer der kan gemmes i "hurtigfilmappen".

Eksempler på originaltyper		Antal sider*1	Antal filer
Firefarvet original (Tekst- og fotoeksempel) Størrelse: A4		Maks. 700*2 Maks. 300	Maks. 1000*2 Maks. 500
Sort/hvid original (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 2000*2 Maks. 700

*1 Det angivne antal er vejledende med hensyn til antal sider, der kan gemmes, når alle sider er i fuld farve, og når alle sider er i sort/hvid.

*2 Når der er installeret SSD med høj kapacitet.

Originaltyperne ovenfor bruges som eksempler for at give en forklaring, der er let at forstå. Det aktuelle antal sider og det antal filer, der kan gemmes, vil variere afhængig af indholdet af originalbillederne og indstillingerne, når filerne gemmes.

INFORMATION, DER TILFØJES FILER

Når du gemmer en fil ved hjælp af "File", skal du tilføje følgende informationer for at adskille den fra andre filer.

Brugernavn	Brugernavnet er påkrævet for at indtaste et filejerskab og anden information. Brugernavnet skal være registreret i forvejen.
Filnavn	Benævner en fil.
Gemt i	Angiver en mappe til at gemme filer.
Egenskab	Deling	Alle brugere kan få vist og betjene filer, der har egenskaben "Sharing".
	Beskyt	Når "Protect" er indstillet, kan filen ikke redigeres, flyttes eller slettes. Ingen adgangskodeindstilling er påkrævet.
	Fortrolig	Du kan indstille en adgangskode (4 til 32 tegn) for filbeskyttelse.

• Filer, der er gemt ved hjælp af [Quick File], har egenskaben "Sharing", som alle kan få adgang til med henblik på output. Gem derfor ikke følsomme dokumenter eller dokumenter, du ikke vil have andre skal bruge, ved hjælp af funktionen [Quick File].
• Nu du gemmer en fil ved hjælp af [File], kan du gemme den med egenskaben "Confidential". Indstil en adgangskode for en "Confidential" fil for at forhindre andre i at anvende filen. Sørg for, at andre ikke lærer adgangskoden at kende.
• En gemt "Confidential"fils egenskab kan efter behov ændres til "Sharing" ved hjælp af "Property Change". Gem ikke sensitive dokumenter eller dokumenter, du ikke ønsker, andre anvender.
• Undtagen i tilfælde der er underlagt lovgivningen, bærer SHARP Corporation ikke noget ansvar for skader, der er et resultat af lækning af sensitive oplysninger pga. manipulation af en tredjepart af nogen data, der er blevet gemt vha. funktionerne Hurtig fil eller Fil, eller ukorrekt betjening af funktionen Hurtig fil eller arkiveringsfunktionen af operatøren, der gemmer dataene.

Hvis du vil anvende dokumentarkivering i udskrivningsindstilling vælges dokumentarkivering i printerdriveren. Se "LAGRING OG BRUG AF UDSKRIFTSFILER (DOKUMENTARKIVERING)" i "PRINTER" for flere detaljer om dokumentarkivering.