DOCUMENTARCHIVERING

Maptypen

Wanneer u bestanden met documentarchivering op de lokle schijf wilt opslaan, kunt u drie typen mappen gebruiken.
Mappen op de lokale schijf

Snelmap
Documenten die zijn opgeslagen met [Snelbestand] worden in deze map opgeslagen. Aan elke opdracht worden automatisch een gebruikersnaam en bestandsnaam toegewezen.
Hoofdmap
Wanneer u een opdracht opslaat in de hoofdmap, kunt u een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een bestandsnaam toewijzen.
U kunt desgewenst ook een wachtwoord (4 tot 32 tekens) opgeven als u een bestand opslaat (“Vertrouwelijk” opslaan).
Aangepaste map
In deze map worden mappen met aangepaste namen opgeslagen.
Net als voor de hoofdmap kunt u voor een aangepaste map een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een bestandsnaam toewijzen bij het opslaan van een opdracht.
Wachtwoorden (PIN code: 4 tot 8 tekens) kunnen worden ingesteld voor aangepaste mappen en voor bestanden die zijn opgeslagen in aangepaste mappen.

Handige items om op te slaan

Wanneer u een opdracht met [Bestand] opslaat of met [Bestand Opslaan] in de modus voor documentarchivering, is het handig om de onderstaande items op te slaan. Deze instellingen zijn niet nodig wanneer u een opdracht opslaat met [Snelbestand].

Gebruikersnaam	Dit is nodig als u een gebruikersnaam wilt toewijzen aan opgeslagen bestanden. Een gebruikersnaam wordt ook gebruikt als zoekvoorwaarde bij het zoeken van bestanden.
Aangepaste map	De hoofdmap is aanvankelijk beschikbaar als locatie voor het opslaan van bestanden met [Bestand] en [Bestand Opslaan]. Sla een aangepaste map op en geef deze op als locatie voor het opslaan van bestanden. Geef indien nodig een wachtwoord op voor de gebruikersmap. Voer de PIN Code in voor de map. Wanneer er voor de map een wachtwoord is ingesteld, verschijnt er "" in de map waarvoor het wachtwoord is ingesteld.
Mijn map	U kunt een eerder gemaakte aangepaste map selecteren als 'Mijn map' of u kunt een nieuwe map maken en instellen als 'Mijn map'. Wanneer "Mijn map" is geconfigureerd en gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt "Mijn map" altijd geselecteerd als de bestemming van [Bestand] en [Bestand Opslaan].

Het aantal pagina's en bestanden dat bij benadering kan worden opgeslagen

Gecombineerd totaalaantal pagina's en bestanden dat in aangepaste mappen en de hoofdmap kan worden opgeslagen

Voorbeelden van soorten originelen		Aantal pagina's*1	Aantal bestanden
Meerkleuren-origineel (Bijvoorbeeld een tekst met een foto) Formaat: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Zwart/wit-origineel (Tekst) Formaat: A4		Max. 13000*2 Max. 2100

Aantal pagina's en aantal bestanden dat in de snelmap kan worden opgeslagen

Voorbeelden van soorten originelen		Aantal pagina's*1	Aantal bestanden
Meerkleuren-origineel (Bijvoorbeeld een tekst met een foto) Formaat: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 500
Zwart/wit-origineel (Tekst) Formaat: A4		Max. 2000*2 Max. 700

*1 De vermelde aantallen zijn bedoeld als indicatie voor het aantal pagina's dat kan worden opgeslagen als alle pagina's kleurenpagina's zijn of als alle pagina's zwart/wit-pagina's zijn.

*2 Wanneer de SSD met grote capaciteit is geïnstalleerd.

Bovenstaande soorten originelen zijn voorbeelden om de uitleg beter begrijpbaar te maken. Het werkelijke aantal pagina's en het aantal pagina's dat opgeslagen kan worden, hangt af van de inhoud van de origineelafbeeldingen en de instellingen als de bestanden worden opgeslagen.

Gegevens aan bestanden toevoegen

Als u een bestand opslaat met 'Bestand', voegt u de volgende gegevens toe om het van andere bestanden te kunnen onderscheiden.

Gebruikersnaam	De gebruikersnaam is vereist voor de invoer van eigendomsgegevens van een bestand en andere informatie. De gebruikersnaam moet vooraf worden geregistreerd.
Bestandsnaam	De naam van een bestand.
Opgeslagen in	De map waarin de bestanden worden opgeslagen.
Eigenschap	Delen	Alle gebruikers kunnen bestanden die de eigenschap 'Delen' hebben, weergeven en wijzigen.
	Beveiligen	Als 'Beveiligen' is ingesteld, kan het bestand niet meer worden bewerkt, verplaatst of verwijderd. Er is geen wachtwoord vereist.
	Vertrouwelijk	Voor het beveiligen van bestanden kunt u een wachtwoord instellen (4 tot 32 tekens lang).

• Bestanden die worden opgeslagen met [Snelbestand], krijgen de eigenschap 'Delen'. Dat betekent dat het bestand door iedereen kan worden geopend. Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet mogen worden gebruikt door anderen die de functie [Snelbestand] gebruiken.
• Wanneer u een bestand opslaat met [Bestand], kunt u het opslaan met de eigenschap 'Vertrouwelijk'. Stel een wachtwoord in voor een bestand met de eigenschap 'Vertrouwelijk' om te voorkomen dat het door anderen kan worden gebruikt. Voorkom dat andere mensen achter dit wachtwoord komen.
• De eigenschap van een opgeslagen "Vertrouwelijk"-bestand kan naar wens worden gewijzigd in "Delen" door "Eigensch. Wijzigen". Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet door anderen mogen worden gebruikt.
• Behoudens voor zover wettelijk verplicht aanvaardt SHARP Corporation geen enkele aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het openbaar worden van gevoelige informatie als gevolg van manipulatie door een derde partij van gegevens die zijn opgeslagen met behulp van de functie Snelbestand of de functie Bestand, of van onjuiste toepassing van de functie Snelbestand of de functie Bestand door de gebruiker die de gegevens opslaat.
Als “Afdruktaken beperken” is ingeschakeld in de systeeminstellingen en “Afdruk vrijgeven” de gebruikte functie is, wordt de afdruktaak opgeslagen in de afdrukvrijgave, zelfs als documentarchivering is opgegeven in het printerstuurprogramma. Ook als het wachtwoord voor documentarchivering is opgegeven in het printerstuurprogramma, wordt de afdruktaak geannuleerd.

Als u documentarchivering wilt gebruiken in de afdrukmodus, selecteert u Documentarchivering in de printerdriver. Zie 'AFDRUKBESTANDEN OPSLAAN EN GEBRUIKEN (DOCUMENTARCHIVERING)' in 'PRINTER' voor meer informatie over documentarchivering.