ARCHIVAGE DE DOCUMENTS

L'utilisation de la fonction d'archivage de documents vous permet d'imprimer des documents pour une conférence avec les mêmes réglages, ou d'imprimer des feuilles de grand livre utilisées pour des travaux de routine comme nécessaire.

Imprimer des documents pour une conférence avec les mêmes réglages	Imprimer des feuilles de grand livre comme nécessaire

Il y a plusieurs manières d'enregistrer un fichier avec l'archivage de document : [Quick File] et [Fichier] en mode copie ou en mode d'envoi d'image, et [Num. vers disque local] et [Scan to External Memory Device] en mode d'archivage de documents.

Quick File	Pendant qu'une copie, un envoi d'image ou un autre travail est exécuté, cette fonction enregistre les données du document sur le disque local. Utilisez cette fonction quand vous voulez enregistrer rapidement et facilement les données d'un document sans indiquer un nom de fichier ni d'autres informations. N'importe qui peut utiliser le fichier enregistré. N'utilisez pas cette méthode pour enregistrer des fichiers confidentiels.
Fichier	Pendant qu'une copie, un envoi d'image ou un autre travail est exécuté, cette fonction enregistre les données du document sur le disque local. A la différence de Fichier temporaire, divers types d'informations peuvent être joints au fichier quand il est enregistré pour permettre une gestion de fichier efficace. Vous pouvez également définir un mot de passe.
Num. vers disque local	Cette fonction numérise un original et l'enregistre sur le disque local. Comme pour Fichier, vous pouvez joindre divers types d'informations.
Scan to External Memory Device	Cette fonction numérise un original et l'enregistre sur un périphérique mémoire externe, par exemple sur une clé USB. Comme pour Fichier, vous pouvez joindre divers types d'informations.

Types de dossiers

Trois types de dossiers sont utilisés pour enregistrer des fichiers sur le disque local via la fonction d'archivage de documents.
Dossiers sur le disque local

Dossier des fichiers temporaires
Les documents numérisés à l'aide de [Quick File] du panneau de commande sont enregistrés dans ce dossier. Un nom d'utilisateur et un nom de fichier sont automatiquement affectés à chaque travail.
Dossier principal
Les documents numérisés sont enregistrés dans ce dossier.
Lorsque vous enregistrez un travail dans le Dossier principal, vous pouvez spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et attribuer un nom de fichier.
Un mot de passe (4 à 32 caractères) peut également être configuré lors de l'enregistrement d'un fichier ("Confidentiel") si nécessaire.
Dossier personnalisé
Les dossiers comportant des noms personnalisés sont enregistrés dans ce dossier.
Les documents numérisés sont enregistrés dans le dossier enregistré.
Comme pour le dossier principal, un dossier personnalisé permet de spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et attribuer un nom de fichier lors de l'enregistrement du travail.
Les mots de passe (code PIN : 4 à 8 chiffres) peuvent être établis pour les dossiers personnalisés et pour les fichiers enregistrés dans les dossiers personnalisés.

Éléments utiles à enregistrer

Si vous enregistrez un travail en utilisant l'option [Fichier] en mode copie ou en mode d'envoi d'image, ou l'option [Num. vers disque local] en mode d'archivage de documents, il est utile d'enregistrer les éléments ci-dessous. Ces réglages ne sont pas obligatoires lors de l'enregistrement d'un travail avec [Quick File].

Nom d’utilisateur	Il est nécessaire si vous prévoyez d'affecter un nom d'utilisateur aux fichiers enregistrés. Un nom d'utilisateur sert également de critère de recherche pour rechercher un fichier.
Dossier personnalisé	Le dossier principal est d'abord disponible comme emplacement de stockage des fichiers pour [Fichier] et [Enregistrement de fichier]. Enregistrez un dossier personnalisé, puis indiquez-le comme emplacement d'enregistrement des fichiers. Définissez un mot de passe pour le dossier de l'utilisateur comme requis. Entrez le code PIN pour utiliser le dossier. Si un mot de passe est défini pour accéder au dossier, " " s'affiche sur ce dossier.
Mon dossier	Un dossier personnalisé précédemment créé peut être sélectionné comme "Mon dossier ", ou un nouveau dossier peut être créé en tant que "Mon dossier ". Si "Mon dossier " a été configuré et si l'authentification de l'utilisateur est utilisée, "Mon dossier " sera toujours sélectionné comme destination de [Fichier] et [Enregistrement de fichier].

Nombre approximatif de pages et de fichiers pouvant être enregistrés

Nombre total de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans les dossiers personnalisés et dans le dossier principal

Exemples de types d'originaux		Nombre de pages*1	Nombre de fichiers
Original pleine couleur (Exemple de texte et photo) Format : A4		5700 max.*2 900 max.	3000 max.*2 500 max.
Original noir et blanc (Texte) Format : A4		13000 max.*2 2100 max.

Nombre de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans le dossier Fichier temp.

Exemples de types d'originaux		Nombre de pages*1	Nombre de fichiers
Original pleine couleur (Exemple de texte et photo) Format : A4		700 max.*2 300 max.	1000 max.*2 300 max.
Original noir et blanc (Texte) Format : A4		2000 max.*2 300 max.

*1 Les nombres indiqués sont des approximations du nombre de pages pouvant être enregistrées lorsque toutes les pages sont en couleur et lorsque toutes les pages sont en noir et blanc.

*2 Lorsque le SSD haute capacité est installé.

La copie en mode de tri utilise la même zone de mémoire que celle du dossier principal et du dossier personnalisé. Pour cette raison, lorsqu'une quantité excessive de données a été mémorisée dans le dossier principal et du dossier personnalisé, il pourra être impossible d'effectuer un travail de copie de gros volume en utilisant le mode de tri. Supprimez les fichiers inutiles du dossier principal et du dossier personnalisé.

Les types d'originaux décrits ci-dessus sont utilisés à titre d'exemple pour mieux expliquer la procédure. Le nombre réel de pages et le nombre de fichiers qui peuvent être stockés dépendent du contenu des images originales et des paramètres au moment du stockage des fichiers.

Informations ajoutées aux fichiers

Si vous enregistrez un fichier via la fonction "Fichier ", ajoutez les informations suivantes pour le différencier des autres fichiers.

Nom d’utilisateur	Le nom d'utilisateur est nécessaire pour saisir la propriété d'un fichier ou d'autres informations. Le nom d'utilisateur doit être préalablement enregistré.
Nom de fichier	Attribue un nom au fichier.
Enregistré sous	Indique un dossier dans lequel les fichiers doivent être enregistrés.
Propriété	Partage	Tout utilisateur peut afficher et utiliser les fichiers dont la propriété est "Partage ".
	Protéger	Une fois la propriété "Protéger " définie, le fichier correspondant ne peut pas être modifié, déplacé ni supprimé. Aucun paramètre de mot de passe n'est nécessaire.
	Confidentiel	Vous pouvez définir un mot de passe (4 à 32 caractères) pour la protection des fichiers.

• Les fichiers enregistrés via l'option [Quick File] reçoivent la propriété "Partage ", ce qui donne un accès à toute personne pour impression et envoi. Par conséquent, n'enregistrez pas de documents sensibles ou de documents que vous ne voulez pas voir utilisés par d'autres via la fonction [Quick File].
• Lors de l'enregistrement d'un fichier avec l'option [Fichier], vous pouvez l'enregistrer avec la propriété "Confidentiel ". Définissez un mot de passe pour empêcher qu'un fichier "Confidentiel " soit utilisé par d'autres personnes. Prenez soin de ne pas communiquer le mot de passe à d'autres personnes.
• La propriété d'un fichier "Confidentiel " enregistré peut être modifiée en "Partage " dans "Changement de propriété " si nécessaire. N'enregistrez pas de documents sensibles ou de documents que vous ne voulez pas voir utilisés par d'autres.
• A l'exception des dispositions légales, SHARP Corporation décline toute responsabilité pour tout préjudice résultant de la divulgation d'informations sensibles dues à une manipulation par un tiers de données enregistrées à l'aide de la fonction Fichier temporaire ou Fichier, ou à une utilisation incorrecte de la fonction Fichier temporaire ou de la fonction Fichier par l'utilisateur qui enregistre des données.

Pour utiliser "Archivage de documents", sélectionnez le panneau de sélection pour chaque mode.
Pour enregistrer simultanément des données avec une copie ou une télécopie, appuyez sur la touche [Fichier] ou [Quick File] du panneau de commande pour chaque mode.

Pour utiliser "Archivage de documents" dès le début, sélectionnez le panneau de sélection en mode "Archivage de documents". Appuyez sur n'importe quelle touche pour numériser et enregistrer l'original.