ARCHIVAGE DE DOCUMENTS

Types de dossiers

Trois types de dossiers sont utilisés pour enregistrer des fichiers sur le disque local via la fonction d'archivage de documents.
Dossiers sur le disque local

Dossier des fichiers temporaires
Les documents stockés à l'aide de [Fichier temporaire] sont stockés dans ce dossier. Un nom d'utilisateur et un nom de fichier sont automatiquement affectés à chaque travail.
Dossier principal
Lorsque vous enregistrez un travail dans le Dossier principal, vous pouvez spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et attribuer un nom de fichier.
Un mot de passe (4 à 32 caractères) peut également être configuré lors de l'enregistrement d'un fichier ("Confidentiel") si nécessaire.
Dossier personnalisé
Les dossiers comportant des noms personnalisés sont enregistrés dans ce dossier.
Comme pour le dossier principal, un dossier personnalisé permet de spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et attribuer un nom de fichier lors de l'enregistrement du travail.
Les mots de passe (code PIN : 4 à 8 chiffres) peuvent être établis pour les dossiers personnalisés et pour les fichiers enregistrés dans les dossiers personnalisés.

Éléments utiles à enregistrer

Si vous enregistrez un travail en utilisant l'option [Fichier] ou [Enregistrement de fichier] en mode d'archivage de documents, il est utile d'enregistrer les éléments ci-dessous. Ces réglages ne sont pas obligatoires lors de l'enregistrement d'un travail avec [Fichier temporaire].

Nom d’utilisateur	Il est nécessaire si vous prévoyez d'affecter un nom d'utilisateur aux fichiers enregistrés. Un nom d'utilisateur sert également de critère de recherche pour rechercher un fichier.
Dossier personnalisé	Le dossier principal est d'abord disponible comme emplacement de stockage des fichiers pour [Fichier] et [Enregistrement de fichier]. Enregistrez un dossier personnalisé, puis indiquez-le comme emplacement d'enregistrement des fichiers. Définissez un mot de passe pour le dossier de l'utilisateur comme requis. Entrez le code PIN pour utiliser le dossier. Si un mot de passe est défini pour accéder au dossier, "" s'affiche sur ce dossier.
Mon dossier	Un dossier personnalisé précédemment créé peut être sélectionné comme "Mon dossier", ou un nouveau dossier peut être créé en tant que "Mon dossier". Si "Mon dossier" a été configuré et si l'authentification de l'utilisateur est utilisée, "Mon dossier" sera toujours sélectionné comme destination de [Fichier] et [Enregistrement de fichier].

Nombre approximatif de pages et de fichiers pouvant être enregistrés

Nombre total de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans les dossiers personnalisés et dans le dossier principal

Exemples de types d'originaux		Nombre de pages*1	Nombre de fichiers
Original pleine couleur (Exemple de texte et photo) Format : A4		5700 max.*2 900 max.	3000 max.*2 500 max.
Original noir et blanc (Texte) Format : A4		13000 max.*2 2100 max.

Nombre de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans le dossier Fichier temp.

Exemples de types d'originaux		Nombre de pages*1	Nombre de fichiers
Original pleine couleur (Exemple de texte et photo) Format : A4		700 max.*2 300 max.	1000 max.*2 500 max.
Original noir et blanc (Texte) Format : A4		2000 max.*2 700 max.

*1 Les nombres indiqués sont des approximations du nombre de pages pouvant être enregistrées lorsque toutes les pages sont en couleur et lorsque toutes les pages sont en noir et blanc.

*2 Lorsque le SSD haute capacité est installé.

Les types d'originaux décrits ci-dessus sont utilisés à titre d'exemple pour mieux expliquer la procédure. Le nombre réel de pages et le nombre de fichiers qui peuvent être stockés dépendent du contenu des images originales et des paramètres au moment du stockage des fichiers.

Informations ajoutées aux fichiers

Si vous enregistrez un fichier via la fonction "Fichier", ajoutez les informations suivantes pour le différencier des autres fichiers.

Nom d’utilisateur	Le nom d'utilisateur est nécessaire pour saisir la propriété d'un fichier ou d'autres informations. Le nom d'utilisateur doit être préalablement enregistré.
Nom de fichier	Attribue un nom au fichier.
Enregistré sous	Indique un dossier dans lequel les fichiers doivent être enregistrés.
Propriété	Partage	Tout utilisateur peut afficher et utiliser les fichiers dont la propriété est "Partage".
	Protéger	Une fois la propriété "Protéger" définie, le fichier correspondant ne peut pas être modifié, déplacé ni supprimé. Aucun paramètre de mot de passe n'est nécessaire.
	Confidentiel	Vous pouvez définir un mot de passe (4 à 32 caractères) pour la protection des fichiers.

• Les fichiers enregistrés via l'option [Fichier temporaire] reçoivent la propriété "Partage", ce qui donne un accès à toute personne pour impression. Par conséquent, n'enregistrez pas de documents sensibles ou de documents que vous ne voulez pas voir utilisés par d'autres via la fonction [Fichier temporaire].
• Lors de l'enregistrement d'un fichier avec l'option [Fichier], vous pouvez l'enregistrer avec la propriété "Confidentiel". Définissez un mot de passe pour empêcher qu'un fichier "Confidentiel" soit utilisé par d'autres personnes. Prenez soin de ne pas communiquer le mot de passe à d'autres personnes.
• La propriété d'un fichier "Confidentiel" enregistré peut être modifiée en "Partage" dans "Changement de propriété" si nécessaire. N'enregistrez pas de documents sensibles ou de documents que vous ne voulez pas voir utilisés par d'autres.
• A l'exception des dispositions légales, SHARP Corporation décline toute responsabilité pour tout préjudice résultant de la divulgation d'informations sensibles dues à une manipulation par un tiers de données enregistrées à l'aide de la fonction Fichier temporaire ou Fichier, ou à une utilisation incorrecte de la fonction Fichier temporaire ou de la fonction Fichier par l'utilisateur qui enregistre des données.
Si « Restreindre les travaux d'impression » est activé dans les paramètres du système et que « Sortie d'impression » est la fonction utilisée, le travail d'impression est enregistré dans la sortie d'impression, même si l'archivage de documents est spécifié dans le pilote d'impression. De plus, si le mot de passe pour l'archivage de documents est spécifié dans le pilote d'impression, le travail d'impression est annulé.

Pour utiliser l'archivage de documents en mode d'impression, sélectionnez Archivage de documents dans le pilote de l'imprimante. Pour plus de détails sur l'archivage de documents, reportez-vous à la section "ENREGISTREMENT ET UTILISATION DES FICHIERS D'IMPRESSION (ARCHIVAGE DE DOCUMENTS)".