ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI

Kansiotyypit

Asiakirjojen arkistointitoiminto tallentaa tiedostoja paikalliselle asemalle kolmenlaisiin kansioihin.
Paikallisella asemalla olevat kansiot

Pikatiedostokansio
Dokumentit, jotka on tallennettu käyttämällä [Pikatiedosto], tallennetaan tähän kansioon. Jokaiselle työlle määritetään automaattisesti käyttäjänimi ja tiedostonimi.
Pääkansio
Jos tallennat työn pääkansioon, voit määrittää aiemmin tallennetun käyttäjänimen ja nimetä tiedoston.
Tarvittaessa voidaan asettaa salasana (4–32 merkkiä), kun tallennetaan tiedosto (”Luottam.”-tallennus).
Mukautettu kansio
Tähän kansioon tallennetaan kansiot, joilla on mukautetut nimet.
Kuten pääkansiossa myös mukautetussa kansiossa voi määrittää aiemmin tallennetun käyttäjänimen ja nimetä tiedoston työtä tallennettaessa.
Salasanat (PIN-koodi: 4–8-numeroinen luku) voidaan määrittää mukautetuille kansioille ja tiedostoille, jotka tallennetaan mukautettuihin kansioihin.

Käteviä tallennettavia kohteita

Kun työ tallennetaan [Tiedosto] tai [Tallenna Tied.] -toiminnolla asiakirjojen arkistointitilassa, seuraavat tiedot kannattaa tallentaa. Näitä asetuksia ei tarvita, jos työ tallennetaan [Pikatiedosto]-toiminnolla.

Käyttäjänimi	Asetusta tarvitaan, jos haluat antaa tallennetuille tiedostoille käyttäjänimen. Käyttäjänimeä käytetään myös hakuehtona tiedostoa etsittäessä.
Mukautettu kansio	[Tiedosto]- ja [Tallenna Tied.] -toiminnoilla tallennettaessa tiedostot tallennetaan ensin pääkansioon. Voit tallentaa mukautetun kansion ja määrittää sen tiedostojen tallennuskohteeksi. Määritä tarvittaessa käyttäjän kansiolle salasana. Syötä PIN-koodi, jolla kansiota voi käyttää. Kun kansiolle on asetettu salasana, kohta "" tulee näkyviin kansioon, jolle salasana on asetettu.
Oma kansio	Voit valita aiemmin luodun mukautetun kansion "Minun kansio" tai luoda uuden kansion ja käyttää sitä "Minun kansio". Kun "Minun kansio" on määritetty ja käyttäjän tunnistus on käytössä, "Minun kansio"-kansio valitaan aina [Tiedosto]- ja [Tallenna Tied.] -asetusten tallennuskohteeksi.

Arvioitu sivujen ja tiedostojen lukumäärä, jotka voidaan tallentaa

Mukautettuun kansioon ja pääkansioon tallennettavien sivujen ja tiedostojen kokonaismäärä

Esimerkkejä alkuperäistyypeistä		Sivujen määrä*1	Tiedostojen määrä
Värillinen alkuperäinen asiakirja (Teksti- ja kuvaesimerkki) Koko: A4		Maks. 5700*2 Maks. 900	Maks. 3000*2 Maks. 500
Mustavalkoinen alkuperäinen asiakirja (Teksti) Koko: A4		Maks. 13000*2 Maks. 2100

Pikatiedostokansioon tallennettavien sivujen ja tiedostojen määrä

Esimerkkejä alkuperäistyypeistä		Sivujen määrä*1	Tiedostojen määrä
Värillinen alkuperäinen asiakirja (Teksti- ja kuvaesimerkki) Koko: A4		Maks. 700*2 Maks. 300	Maks. 1000*2 Maks. 500
Mustavalkoinen alkuperäinen asiakirja (Teksti) Koko: A4		Maks. 2000*2 Maks. 700

*1 Ilmoitetut luvut ovat tallennettavan sivumäärän ohjearvoja, kun kaikki sivut ovat värillisiä ja kun kaikki sivut ovat mustavalkoisia.

*2 Kun suurikapasiteettinen SSD on asennettu.

Edellä olevat alkuperäistyypit ovat esimerkkejä, jotka helpottavat kuvauksen ymmärtämistä. Sivujen todellinen määrä ja tallennettavien sivujen määrä riippuu alkuperäisten kuvien sisällöstä ja tiedostojen tallennusasetuksista.

Tiedostoihin lisätyt tiedot

Kun tallennat tiedoston "Tiedosto"-toiminnolla, lisää seuraavat tiedot, jotta tiedosto erottuu muista tiedostoista.

Käyttäjänimi	Käyttäjänimi on annettava tiedoston omistajuus muiden tietojen antamiseksi. Käyttäjänimi on rekisteröitävä etukäteen.
Tiedoston nimi	Nimeää tiedoston.
Tallennettu kohteeseen	Määrittää kansion, johon tiedostot tallennetaan.
Ominaisuus	Jaettu	Kaikki käyttäjät voivat näyttää ja käyttää tiedostoja, joilla on "Jaettu"-ominaisuus.
	Suojattu	Kun "Suojattu"-tila on asetettu, tiedostoa ei voi muokata, siirtää eikä poistaa. Salasana-asetusta ei vaadita.
	Luottamuksellinen	Voit asettaa tiedoston suojaamiseksi salasanan (4–32 merkkiä).

• [Pikatiedosto]-toiminnolla tallennettujen tiedostoihin liittyy "Jaettu"-ominaisuus, joten kuka tahansa voi tulostaa. Älä siis tallenna tällä toiminnolla luottamuksellisia asiakirjoja tai asiakirjoja, joita et halua muiden käyttävän [Pikatiedosto].
• Kun tallennat tiedoston [Tiedosto]-toiminnolla, voit liittää siihen "Luottam."-ominaisuuden. "Luottam."-tiedostolle asetettu salasana estää ulkopuolisia avaamasta tiedostoa. Huolehti siitä, että ulkopuoliset eivät saa tietää tätä salasanaa.
• Tallennetun tiedoston "Luottam."-ominaisuus voidaan vaihtaa tarvittaessa "Jaettu"-ominaisuudeksi "Ominaisuuden Muutos"-toiminnolla. Älä tallenna luottamuksellisia asiakirjoja tai asiakirjoja, joita et halua muiden käyttävän.
• Laissa mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta SHARP Corporation ei vastaa luottamuksellisten tietojen paljastumisesta aiheutuvista vahingoista, kun ulkopuolinen henkilö on käsitellyt Pikatiedosto- tai Tiedosto-toiminnolla tallennettua tietoa tai kun tiedoston tallentanut henkilö on käyttänyt Pikatiedosto- tai Tiedosto-toimintoa väärin.
Jos ”Rajoita tulostustöitä” on otettu käyttöön järjestelmäasetuksissa ja käytetään toimintoa ”Tulostuksen julkaisu”, tulostustyö tallennetaan tulostuksen julkaisuun, vaikka tulostinajuriin on määritetty asiakirjan arkistointi. Lisäksi jos tulostinajuriin on määritetty salasana asiakirjan arkistoinnille, tulostustyö peruutetaan.

Voit ottaa asiakirjojen arkistointitoiminnon käyttöön tulostustilassa valitsemalla tulostinohjaimessa asiakirjan arkistoinnin. Katso yksityiskohtia asiakirjojen arkistointitoiminnosta kohdasta "TULOSTUSTIEDOSTOJEN TALLENNUS JA KÄYTTÖ (ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI)" osiossa "TULOST.".