DOKUMENTARKIVERING

Mappetyper

Tre mappetyper brukes for å lagre filer på den lokale stasjonen ved hjelp av dokumentarkiveringsfunksjonen.
Mapper på den lokale stasjonen

Hurtigfilmappe
Dokumenter lagret med [Hurtigfil] lagres i denne mappen. Brukernavn og filnavn tildeles automatisk til jobben.
Hovedmappe
Når du lagrer en jobb i hovedmappen, kan du angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn.
Det kan også angis et passord (4 til 32 tegn) ved lagring av en fil ("Konfidensiell"-lagring) etter behov.
Egendefinert mappe
Mapper med egendefinerte navn lagres i denne mappen.
I likhet med hovedmappen kan du bruke en egendefinert mappe til å angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn når du lagrer en jobb.
Passord (PIN-kode: et tall med 4 til 8 sifre) kan angis for egendefinerte mapper og for filer som er lagret i egendefinerte mapper.

Praktiske elementer å lagre

Når man lagrer en jobb med [Fil] eller [Lagre Fil] i dokumentarkiveringsmodus, er det nyttig å lagre elementene nedenfor. Disse innstillingene kreves ikke når man lagrer en jobb med [Hurtigfil].

Brukernavn	Dette er nødvendig hvis du vil tildele et brukernavn til lagrede filer. Et brukernavn brukes også som et søkekriterium når man søker etter en fil.
Egendefinert mappe	Hovedmappen er først tilgjengelig som plassering for filer som lagres med [Fil] og [Lagre Fil]. Lagre en egendefinert mappe, og spesifiser den som plassering for lagring av filer. Spesifiser et passord for brukermappen om nødvendig. Angi PIN koden for å bruke mappen. Hvis det er angitt et passord for mappen, vises "" i mappen for å indikere at det er angitt et passord.
Min mappe	En tidligere opprettet brukerdefinert mappe kan velges som "Min mappe", eller en ny mappe kan opprettes som "Min mappe". Når "Min mappe" er konfigurert og brukerautentisering benyttes, vil "Min mappe" alltid velges som destinasjon for [Fil] og [Lagre Fil].

OMTRENTLIG ANTALL SIDER OG FILER SOM KAN LAGRES

Samlet, totalt antall sider og filer som kan lagres i egendefinerte mapper og i Hovedmappe

Eksempler på originaltyper		Antall sider*1	Antall filer
Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto) Størrelse: A4		Maks. 5700*2 Maks. 900	Maks. 3000*2 Maks. 500
Original i svart-hvitt (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 13000*2 Maks. 2100

Antall sider og antall filer som kan lagres i Hurtigfilmappe

Eksempler på originaltyper		Antall sider*1	Antall filer
Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto) Størrelse: A4		Maks. 700*2 Maks. 300	Maks. 1000*2 Maks. 500
Original i svart-hvitt (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 2000*2 Maks. 700

*1 De angitte antallene er retningslinjer for hvor mange sider som kan lagres når alle sider er i full farge, og når alle sider er i svart-hvitt.

*2 Når en SSD med høy kapasitet er installert.

Originaltypene ovenfor tjener kun som eksempler for å gjøre forklaringene enklere å forstå. Det faktiske antall sider og filer som kan lagres, avhenger av innholdet i originalbildene og innstillingene når filene lagres.

Informasjon lagt til filer

Når du lagrer en fil ved hjelp av "Fil", kan du legge til følgende informasjon for å skille den fra andre filer.

Brukernavn	Brukernavnet kreves for angivelse av fileierskap og annen informasjon. Brukernavnet må være registrert på forhånd.
Filnavn	Navngir en fil.
Lagres til	Angir en mappe for lagring av filer.
Egenskap	Deling	En bruker kan vise og bruke filer som har "Deling"-egenskapen.
	Beskytt	Når "Beskytt" er angitt, kan ikke filen redigeres, flyttes eller slettes. Ingen passordinnstilling kreves.
	Konfidensielt	Du kan angi et passord (4 til 32 tegn) for filbeskyttelse.

• Filer som er lagret med [Hurtigfil] får egenskapen "Deling" som kan åpnes av hvem som helst for utmating. Derfor bør du ikke bruke [Hurtigfil]-funksjonen til å lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
• Når du lagrer en fil med [Fil], kan du lagre den med egenskapen "Konfidensiell". Angi et passord for "Konfidensiell"-filen for å hindre at filen brukes av andre. Vær nøye med ikke å dele passordet med andre.
• Egenskapen til en lagret "Konfidensiell"-fil kan endres til "Deling" av "Egenskaps Endring" etter behov. Ikke lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
• Unntatt i tilfeller som reguleres av lovverket, tar SHARP Corporation intet ansvar for eventuelle skader som oppstår som følge av at det har lekket ut sensitive opplysninger som skyldes manipulering fra tredjepart av data som er lagret ved hjelp av Hurtigfil- eller Fil-funksjonene eller at operatøren som lagrer dataene bruker Hurtigfil-funksjonen feil.
Hvis "Begrens utskriftsjobber" er aktivert i systeminnstillingene og "Utskriftsfrigivelse" er funksjonen som brukes, vil utskriftsjobben bli lagret i utskriftsversjonen, selv om dokumentarkivering er angitt i skriverdriveren. Hvis passordet for dokumentarkivering er angitt i skriverdriveren, blir dessuten utskriftsjobben kansellert.

Hvis du vil bruke dokumentarkivering i utskriftsmodus, velger du dokumentarkivering i skriverdriveren. For detaljer om dokumentarkivering, kan du gå til "LAGRE OG BRUKE UTSKRIFTSFILER (DOKUMENTARKIVERING)" i "SKRIVER".